Checkliste

Warum wird nur ein Bruchteil von Office 365 genutzt?

Was machen 50% der Nutzer mit installierter Software? 

Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, in der SharePoint Anwenderstudie von 2017 wurde sie erneut belegt: 50% der User benutzen Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% oftmals nur einen kleinen Teil. 

Ein riesiges Potential, wenn man es erweckt. Aber auch ein riesiger betriebswirtschaftlicher Schaden, wenn man es brachliegen lässt: 50% der Software wurde somit auch unnötig angeschafft, lizenziert, installiert und wird gewartet. 

Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten – doch allein damit, dass Sie Ihren Mitarbeitern einen Bagger zur Verfügung stellen, geht das Ausheben einer Baugrube noch nicht schneller – solange Ihre Mitarbeiter noch immer mit den Schaufeln zu Gange sind. Sie müssen Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können. 

Um Stakeholder und auch Kollegen für das Projekt zu gewinnen, sollten Sie zum einen dieVorteile für das Unternehmen von Office 365 kennen, zum anderen aber auch die konkreten Vorteile für die Nutzer aufzeigen können. Diese können sehr individuell und unterschiedlich sein. Ein wichtiger Aspekt ist aber auch, dass Sie selbst Office 365 und die zur Verfügung stehenden Tools nutzen. 

Nicht nur Werkzeug bereitstellen, sondern auch den Umgang damit zeigen 

In der Regel ist ein Wissenstransfer, in welcher Form auch immer notwendig. 

Was Sie bei diesem Wissenstransfer schiefgehen kann, und was die Gründe sind, warum Software dann nicht genutzt wird, erfahren Sie in unserer Checkliste.

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Nutzen steht nicht im Vordergrund

Sprechen Sie über den Nutzen und die Vorteile für die Nutzer, nicht über das Produkt und Produkteigenschaften. 

Warum nutzen Menschen im privaten Amazon, Google, WhatsappYoutube und Facebook? 

  • Hat Whatsapp Kaffeetassen zur Einführung verteilt? 
  • Haben Sie große Straßenschilder gesehen mit Werbung von Facebook? 
  • Sind Ihnen Dokumentationen über Amazon zugeschickt worden? 

Warum sind diese Produkte also trotzdem erfolgreich – weil sie einen klar erkennbaren Nutzen haben. Die User haben einen Vorteil, wenn sie das Produkt verwenden. 

Leider ist Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Doch ohne ersichtlichen Nutzen wird es jedes Produkt schwer haben. 

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Fehlende Zeit bei den Anwendern

Fehlende Zeit ist oft nur ein Vorwand. Vielmehr liegt es oftmals daran, dass dem Anwender der Nutzen überhaupt nicht klar ist, den eine Software für ihn haben kann.

  • Entweder dem User wurde der Nutzen noch nicht richtig vermittelt, oder Office 365 ist das falsche Tool.
  • Warum nutzen Menschen freiwillig Dienste wie Whatsapp, Fakebook, Twitter, Amazon?
  • Warum nutzen die gleichen NICHT freiwillig CRM Systeme oder SharePoint?
  • Sie sehen darin keinen VORTEIL

Vermitteln Sie den Nutzen – dann werden sich die Anwender auch Zeit nehmen, sich in ein Produkt einzuarbeiten.

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Fehlendes Wissen

Abhilfe schaffen gegen „fehlendes Wissen“: 

  • Schulung und Training
  • Best Practices – Was haben andere damit gemacht?
  • Auszeichnungen vergeben für besonders gute Lösungen
  • Wissensaustausch forcieren („Produktivitäts-Community“)

Empfehlenswert sind Schulungen welche abgestimmt sind auf die Zielgruppe (Vertrieb, Abteilungsleiter, Produktionsmitarbeiter, Administrator,…)  Definieren Sie für die Einführung einige Rahmenparameter: 

  • Wo gibt es Wissensdefizite? Welches Wissen muss vermittelt werden, damit die Nutzer Office 365 optimal einsetzen können? 
  • Welche verschiedene Zielgruppen gibt es? 
  • Benötigen die Zielgruppen unterschiedliche Schwerpunkte? 
  • Zu welchem Zeitpunkt soll geschult werden? (vor, während oder nach der Migration? 
  • Soll eine Vorab-Testumgebung zur Verfügung gestellt werden? 
  • Wer soll als Trainer genutzt werden (intern? extern? – Sind Ressourcen verfügbar) 
  • Welche Schulungsform soll zur Verfügung stehen? (Präsenztraining, Virtuelles Klassenzimmer, eLearning, Videos…?) 
  • Müssen Dokumentationen, Skripte oder andere Lernmaterialien vorab erstellt werden? 
  • Möchten Sie Videos Ihren Nutzern anbieten? Sollen komplette Trainings (als Nachschlagewerk?) oder „Nuggets“ darin enthalten sein? 
  • Möchten Sie Interviews durchführen mit bestimmten Personen die das Thema supporten? Mit Führungskräften? 
  • Wo soll sich der Nutzer nach der Schulung hinwenden? Wer gibt Hilfe und Support? 
  • Sollen „Lead-User“ oder „Power-User“ definiert werden, welche als Vorbild dienen und Fragen beantworten können? 

Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“ so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floowalking oder auch Schnellstartanleitungen.

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Fehlende Zustimmung: Haben Sie die richtige Kultur in Ihrem Unternehmen geschaffen?

  • Nicht alle Ebenen nutzen Office 365 („eat your own food“)
  • Governance zu strikt bzw. Unsicherheiten
  • Die Nutzer haben zu wenig Rechte
  • Häufige Fehler und Änderungen
  • Unterschiedliche Versionen, Unübersichtlichkeit
  • Zu hohe Schwellen für den Zugriff (Authentifizierung usw.)
  • Unzuverlässigkeit
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Lassen Sie die Sorgen der Nutzer nicht außer acht:

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten: 

  • Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365 für mich? 
  • Welche Vorteile ergeben sich für mich? 
  • Muss ich meine Arbeitsweise ändern? 
  • Werde ich mehr überwacht und meine Arbeit mehr kontrolliert? 
  • Kennen die anderen sich in Office 365 schon aus – und nur ich habe keine Ahnung davon? 
  • Werden alte Systeme abgeschaltet? 
  • Kommen alle meine alten Daten in das neue System? 
  • Gibt es Richtlinien wann welche App genutzt wird? 
  • Was darf ich? Darf ich alle Apps nutzen, die mir zur Verfügung stehen? 
  • Welche Fehler kann ich machen? Wie schlimm wirken sich diese aus? 
  • Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt? 
  • Schon wieder eine Umstellung? Was soll das denn? Was habe ich davon? 
  • Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann? 
  • Es geht doch auch so, warum stellen wir schon wieder was um? 
  • Ich habe mich extra in das Programm / System XY eingearbeitet – und das soll jetzt abgeschaltet werden. Was soll das? 

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