Checkliste

Warum klassische Learningkonzepte nicht zu Office 365 passen 

Office 365 ist nicht nur der Nachfolger von Office 2016 oder 2019 – das sollte jeder verinnerlicht haben, der sich mit dem Thema beschäftigt. Office 365 bietet viel mehr. Und verändert sich auch noch ständig. Wie gut kann eine einmalige Schulung dazu passen?  

R

Wie oft haben Sie schon ein 7-Stunden eLearning komplett durchgearbeitet?

Falls ja: Herzlichen Glückwunsch, Sie haben viel Disziplin. Doch ist das für alle Mitarbeiter überhaupt sinnvoll? Möchten Sie wirklich, dass jemand stundenlang alle Excel Funktionen in- und auswendig lernt – und anschließend das mit über 30 Apps von Office 365 wiederholt?  

Wussten Sie, dass 70 % aller Lernaktivitäten während des Arbeitens erfolgen, 20 % durch den Austausch mit anderen und nur 10 % durch formale Weiterbildung? Haben Sie Ihr Weiterbildungsbudget ebenfalls so aufgeteilt? 

Unser Lösungsvorschlag:  

Bieten Sie Ihren Anwendern Micro-Learning-Einheiten an. Maximal 10 Minuten – so lange dauert auch ein ungeplantes Telefongespräch – das kann sich ein Anwender in der Regel im Arbeitsalltag leisten, ohne vorher seinen Kalender blockieren zu müssen oder eine Vertretung zu organisieren. Der Inhalt sollte sehr beschränkt sein: so viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Wie solche Videos aussehen können, sehen Sie bei unserem Demo-Material. 

R

One size fits all? Braucht der Controller wirklich die gleichen Funktionen wie die Dame aus dem Marketing? Und warum sitzen dann beide in einer Schulung?

Während man früher bei Word, Excel und Outlook womöglich alle Mitarbeiter einmal durch ein Präsenzseminar geschleust hat, so wird das bei Office 365 schwierig: Über 30 verschiedene Apps stehen zur Verfügung. Darunter solche wie SharePoint, bei denen allein eine mehrtägige Schulung angesetzt werden könnte. Einfach alles zu schulen ist bei Office 365 schlicht wirtschaftlich nicht sinnvoll.  

Der Funktions-Umfang von Office 365 ist immens. Am besten wäre es, wenn jeder alle Funktionen kennen würde. Wirklich? Macht es wirklich Sinn, dass derjenige aus der Buchhaltung sich mit einer Videoplattform auseinandersetzt? Und ist für den Marketingleiter die letzte Excel Funktion wirklich relevant? Wie oft haben Sie schon Schulungen durchgeführt, bei denen als Feedback zurückkam: „Ja, das war jetzt prima, aber ich brauche ja nur einen kleinen Teil davon“. Vor allem im klassischen Office Umfeld sowie bei SharePoint war das in der Vergangenheit schon fast die Regel. Wie wirtschaftlich ist es, dass Wissen verteilt wird, welches gar nicht benötigt wird? Bieten Sie das Wissen dann an, wenn es der Nutzer braucht und auch so, dass er es findet. 

Unser Lösungsvorschlag:  

Versuchen Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Zielgruppen zu identifizieren. Stellen Sie dann das Wissen speziell für diese Zielgruppen zusammen. Wie das aussehen könnte, sehen Sie hier. 

R

Wissensvorrat schaffen ist völlig unwirtschaftlich: Auf den „Moment of Need“ kommt es an!

Wissen auf Vorrat anzuhäufen in der Hoffnung es irgendwann zu benötigen – mit der Gefahr, dass es dann schon wieder veraltet ist, wenn man es benötigt. Das klingt nicht unbedingt nach einem runden Konzept.  

Etwas anwenden oder sich an etwas erinnern, wenn ein Problem aufritt oder wenn sich etwas ändert – dann ist Performance Support das richtige. Das bedeutet, dass die Informationen, die der Anwender benötigt, ihm in diesem Moment zur Verfügung gestellt werden (siehe dazu auch „Five moments of need“-Modell von Mosher & Gottfredson, 2011). 

Im Falle dessen, dass der Mitarbeiter etwas komplett Neues erlernen soll, ist tatsächlich formelles Lernen der bessere und effizientere Weg!

Unser Lösungsvorschlag:  

Ihr angebotenes Wissen sollte optimal durchsuchbar und auffindbar sein. Unsere Videomaterialien sind zum Beispiel alle komplett durchsuchbar. So findet der Anwender nicht nur Begriffe aus dem Titel und der Beschreibung, sondern auch genau die Stelle in einem Video, die ihn gerade interessiert. Die Videoplattform Stream bietet dafür auch die Funktionalität an. Wie das aussehen könnte, sehen Sie hier.  

R

Office 365 verändert sich dauernd

Fast jede Woche rollt Microsoft neue Funktionen aus, manchmal auch komplett neue Apps. Wie sinnvoll ist dann ein Seminar, welches der Anwender vor einem Jahr besucht hat? Wie sinnvoll ist dann ein Handbuch? Selbstverständlich können diese Maßnahmen absolut richtig sein, um ein Verständnis für die Produkte zu schaffen, allerdings bleiben ohne „Update-Schulung“ dabei auch viele Möglichkeiten unberücksichtigt.  

Unser Lösungsvorschlag:    

Aktualisieren Sie Ihre Wissensdatenbank in dem Rhythmus, in dem auch Office 365 sich verändert. Wir liefern dazu jeden Monat neue und aktualisierte Videos aus. Wie Sie sich über Office 365 auf dem Laufenden halten, sehen Sie hier. 

R

Lernen digitalisieren: Modernes Arbeiten – aber die Schulung läuft ab wie vor 20 Jahren.

Sie wollen mit Office 365 einen Kulturwandel einläuten, Sie möchten den Personen zeigen, wie man modern zusammenarbeitet. Passt dann ein Schulungskonzept dazu, bei dem Sie die Leute aus dem ganzen Land zusammenkommen lassen, sie in einen Seminarraum stecken und anschließend Skripte verteilen? 

Unser Lösungsvorschlag:  

Learning on Demand, wieder mal ein Buzzword, welches gerne genutzt wird: Bieten Sie eine Lernumgebung an, bei der sich der Nutzer ad hoc Wissen verschaffen kann. Und lassen Sie auch zu, dass sich die Nutzer untereinander darüber austauschen. Wie das geht? Sehen Sie sich mal unsere Produktivitäts-Community an.

R

Die Lernenden mit einbeziehen: Co-Creation

Könnte es sein, dass ein Mitarbeiter aus dem Vertrieb besser weiß, was sein Kollege, der ebenfalls im Vertrieb arbeitet, benötigt als ein externer Trainer?  

Warum wird dieser Austausch dann nicht gefördert? 

Unser Lösungsvorschlag:  

Öffnen Sie Ihre Wissensammlung – der Input sollte nicht nur aus einer Quelle stammen. Auch andere haben gute Ideen und wertvolles Wissen. Lassen Sie es zu, dass Personen die sich engagieren möchten, auch gefördert werden. Vielleicht lohnt es sich auch ein PowerUser-, Guru- oder Champions-Titel zu verleihen?

R

„Wann nutze ich eigentlich was?“

Ist das eine Frage, die sich jeder Mitarbeiter stellen soll? Nein, auf gar keinen Fall. Wie soll der Anwender das auch abwägen können? Dazu müsste er Experte sein. Doch in der Regel sitzen dort Personen, die zwar Experten sind in einem Fachbereich, aber nicht unbedingt in Office 365. Das ist auch absolut richtig so.   Unser Lösungsvorschlag:   Bieten Sie den Anwendern deshalb How-To-Material an, in dem gängige Use Cases erklärt werden und umgesetzt werden! Wie verschiedene Use Cases aussehen könnten, sehen Sie hier.

R

Wenn ich das schon früher gewusst hätte!

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Funktion, nur weil sie bereits seit Word 97 dabei ist, auch wirklich jedem bekannt ist. Richten Sie die Kommunikation und die Schulung nicht an „Was ist neu?“ aus, sondern eher an „Was wird gebraucht“. Eigentlich spielt es doch gar keine Rolle, wann eine Funktion erschienen ist – die Hauptsache ist doch, dass sie Ihren Anwendern bei der täglichen Arbeit hilft.  

Unser Lösungsvorschlag:  

Bereiten Sie Ihr Wissen anhand von Use Cases auf – der Anwender möchte ein Problem lösen. Zeigen Sie ihm dazu die richtigen Funktionen, egal wie neu oder alt diese sind! Wie verschiedene Use Cases aussehen könnten, sehen Sie hier.

R

Was mache ich eigentlich mit den vielen Funktionen?

Hören Sie auf, nur Funktionen zu erklären. Was macht das denn für einen Sinn? Es werden alle Funktionen von Teams erklärt. Was macht der Anwender jetzt damit? Niemand interessiert sich dafür, wie eine Datei hochgeladen wird in einen OneDrive Speicher und anschließend mit Berechtigungen versehen wird. Das braucht kein Mensch. Sprechen Sie über den Nutzen: Was kann der Anwender mit diesen Funktionen machen? Übernehmen Sie die Transferleistung für ihn – einmal. Das erspart es, dass sich hunderte oder tausende Ihrer Kollegen darüber den Kopf zerbrechen müssen.  

 Unser Lösungsvorschlag:  

Gliedern Sie Ihr Wissen nicht wie ein Fachbuch nach Software-Namen und nach Funktionen, sondern richten Sie das Wissen an denjenigen aus, die es konsumieren. Welche Zielgruppen es im Unternehmen geben könnte, sehen Sie zum Beispiel hier.

R

Wir brauchen gar keine Schulung – unsere Nutzer haben Google und Youtube

Word, Excel und PowerPoint sehen vermutlich bei 98 % der Firmen identisch aus. So ist Office 365 aber nicht. Es gibt jede Menge individuelle Konfigurationsmöglichkeiten, Funktionen können an- oder abgeschaltet sein, Speichergrenzen anders gesetzt oder reglementiert werden. Bekannt ist dieses Phänomen bereits aus der SharePoint Welt – auch hier gab es bereits in der Vergangenheit viel Individualität. Und eine generelle Information, die im Internet gefunden wurde, sagte noch lange nichts darüber aus, ob das im jeweiligen Firmen-SharePoint ebenfalls zutrifft.  

Wie ist die Stimmung bei Ihnen im Unternehmen? Wird der IT Support vielleicht des öfteren damit konsultiert, dass „eine Funktion ja mal wieder nicht zur Verfügung steht“ und dass „bei uns ja sowieso alles abgeschaltet ist“?

Der Nutzer sucht nach modernen Lern-Möglichkeiten, bei denen er Wissen während seinem Arbeitsalltag abrufen kann – im „Moment of Need“. Bieten Sie ihm dann auch passendes Material an. Das ist allemal billiger als dass sich zig Anwender auf die Suche in Youtube machen und ihre Zeit mit veraltetem, nicht zu Ihrer Umgebung passendem und zum Teil falschen Material verschwenden. 

Selbstverständlich können Sie kuratierte Inhalte aus Youtube oder anderen Quellen zur Verfügung stellen – und aktiv darauf verweisen. Wenn es passt – perfekt! 

Gute Quellen, direkt von Microsoft gibt es zum Beispiel hier:  

Oder auf unseren App-Seiten:  

Wir haben dort viele nützliche Informationen zu jeder einzelnen App zusammengetragen.

Unser Lösungsvorschlag:  

Filtern Sie öffentliche Informationen vor und stellen Sie diese am gleichen Ort bereit, an dem Ihre Anwender auch die firmeninternen Informationen finden. Achten Sie dabei auch darauf, dass diese wirklich gefunden werden können.

R

Warum eine Word, Excel, Planner oder SharePoint Schulung schon mal von Haus aus eine schlechte Idee ist

Haben Sie wirklich jemanden im Unternehmen, der den Auftrag hat, Word zu nutzen? Oder SharePoint? Oder ist es vielleicht viel mehr so, dass jemand bestimmte Arbeiten erledigen soll – und dazu verschiedene Werkzeuge benötigt?

Aber warum verteilen Sie dann das Wissen wie in einem Puzzle in verschiedene Schulungen, bei denen jeder Anwender dann zuerst aus verschiedenen Schulungen zusammentragen muss, was er nun für seinen Arbeitsalltag benötigt?

Ist das effizient? 

Unser Lösungsvorschlag:

Orientieren Sie sich an dem, was der Anwender tun möchte – und nicht an dem, was die Software kann. Hier sehen Sie, einen Vorschlag, wie wir unsere Videos sortieren.

R

Die Funktion ist genauso erklärt – bei mir geht es aber nicht: Der Erfahrungswert fehlt

Haben Sie das auch schon erlebt: Sie machen alles genau so wie in der Anleitung beschrieben, doch funktioniert es trotzdem nicht. Dann kommt ein Kollege, macht „genau das gleiche“ und schon geht es. War es wirklich „genau das gleiche“?  
In der Regel beschreibt eine Anleitung einen gut ausgearbeiteten Demo-Fall. Der funktioniert problemlos. Doch sobald man dann mit eigenen Anwendungsfällen aus der Praxis daherkommt, funktioniert das Landkarten-Diagramm nicht mehr so schön, die Anlage in Planner wird nicht angezeigt oder die Kontakt-Notiz ist nach dem Abgleich mit dem Smartphone entstellt. Nicht der Klickweg ist für viele fortgeschrittene Nutzer die Herausforderung, sondern der fehlende Erfahrungsschatz. 

Unser Lösungsvorschlag:

Vermitteln Sie nicht nur Funktionen, sondern Erfahrungswerte! Dazu benötigen Sie jemanden, der nicht nur ein Handbuch in ein Video umwandelt und eher auf der theoretischen Seite beheimatet ist, sondern am besten jemanden, der täglich mit diesen Apps arbeitet und deshalb schon Erfahrungswerte sammeln konnte. Wir stehen dafür regelmäßig mit einem ganzen Netzwerk aus Anwendern und Experten in Kontakt, um diese Erfahrungen zu sammeln und in unseren Videos unterzubringen.

R

Wie war noch der Link? Und meine Zugangsdaten? Da ist ja noch ein Quiz, und noch ein Puzzle..?!?

Was soll denn das? Sie sind ein Anwender, der seine Arbeit tun möchte. Nun möchten Sie Ihre Arbeit möglichst effizient erledigen. Dazu würden Sie sich kurz informieren möchten, ob es für Ihr Problem eine gute Lösung gibt. Doch, Moment, wo war nochmal der Link zu der eLearning Umgebung. Hmm, und das Passwort? Zurücksetzen? Vielleicht war es ja, ah, genau. Passwort abgelaufen? Mist. Was nehme ich denn nun als neues Passwort. Ah, ich bin drin. Jetzt aber los. Aha, hier muss ich jetzt zuerst das Puzzle lösen bevor es weitergeht. Ja, die Figuren die jetzt animiert umherwandern sehen toll aus – aber ich suche immer noch nach einer Lösung… 
Würde Sie das motivieren? 

Die Produktivitäts-Killer im Bereich eLearning sind in der Regel 

  • schwierig aufzufindendes Learning-Angebot 
  • eigene Zugangsdaten 
  • schlechte Durchsuchbarkeit 
  • veralteter Inhalt 
  • zu viel Informatione

Unser Lösungsvorschlag:

Wir legen unsere Learning-Inhalte direkt in Office 365 in Stream ab. Stream ist das Videoportal von Office 365 und unterstützt auch das durchsuchen von Videos mithilfe der Videotranskripte. Von Stream aus können die Vidoes geteilt und überall eingebunden werden: SharePoint, Teams, Yammer. Die Barriere ein Video zu konsumieren ist somit möglichst gering gehalten.  

Fragen & Anmerkungen

Wie können wir Ihnen helfen?

0 Kommentare

Einen Kommentar abschicken

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.