Checkliste

Interne Produktivitäts-Community aufbauen

Informationen bereitzustellen ist das eine, aber dass die Nutzer diese Informationen auch tatsächlich zur Kenntnis nehmen und diese dann anwenden, das andere.  

Einen klassischen Newsletter zu verschicken, wenn es neue Informationen gibt, passt irgendwie nicht zum „Modern Workplace“, den es in vielen Unternehmen in Verbindung mit Office 365 geben soll.

Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht mit der Einrichtung von „Produktivitäts-Teams“ oder „Learning Hubs“. Das kann ein Team in Microsoft Teams sein, aber auch eine Gruppe in Yammer – je nachdem, wo sich Ihre Mitarbeiter lieber aufhalten.

Ein Team in Microsoft Teams kann als kompletter Learning Hub eingerichtet werden: Mit Inhalten, Einbindung des Support-Portals des Unternehmens oder kostenfreien Ressourcen aus dem Web, Links und der Möglichkeit, einer direkten Kommunikation mit „Community-Charakter“.

 

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Modernes Arbeiten zeigen, nicht nur darüber reden

Sie predigen vom „Modern Workplace“ ,müllen aber dann die Postfächer der Nutzer mit Mails zu? Da stimmt etwas nicht überein. Machen Sie den Modern Workplace direkt erlebbar. Durch die Produktivätsteams können Sie direkt zeigen, welche Möglichkeiten die Nutzer haben gemeinsam zusammenzuarbeiten, welche Funktionen Teams oder Yammer bieten, wie man sich direkt austauschen kann. Das kann der perfekte Einstieg sein in den Modern Workplace.

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Auf die Zielgruppe kommt es an

Versuchen Sie die Teams oder Yammer-Gruppen bereits von der Thematik her an den Zielgruppen auszurichten: Wer in Ihrem Unternehemen interessiert sich wofür? Eine Aufteilung nach einzelnen Apps macht in der Regel wenig Sinn: Wen interessieren schon wirklich alle Funktionen von Excel oder SharePoint? Wie solche Zielgruppen zum Beispiel nach Tätigkeitsbereichen aufgebaut werden können, sehen Sie hier.
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Learning-Center: Integrieren Sie bestehende Inhalte

Sie haben bereits Wissensmaterial, SharePoint Support Sites oder ähnliches? Diese lassen sich in so ein Produktiviäts-Team hervorragend integrieren: Richten Sie dazu in Microsoft Teams z. B. verschiedene Reiter ein, über die der Nutzer direkt auf diese Inhalte Zugriff erhält.

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Forum und Diskussionsmöglichkeit bereitstellen: Fördern Sie den Austausch unter Kollegen

Ihre neuen Produktivitäts-Teams sollen nicht nur in eine Richtung fließen: Von Ihnen zum Nutzer – sondern die Nutzer sollen sich auch direkt über die Neuigkeiten austauschen, Kollegen erwähnen und auf Neuigkeiten hinweisen und darüber diskutieren. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter dazu, indem Sie z. B. Fragen stellen, Umfragen mit einbauen oder Meinungen abrufen.  

„Ein Knowledge-Worker schadet dem Unternehmen, wenn er sein Wissen nicht teilt“ sagt Isabel De ClercqVersuchen Sie zum Beispiel „Best practices“ von Ihren Mitarbeitern einzufordern: Was hat in der Vergangenheit gut oder schlecht funktioniert? – sodass auch andere von diesen Erfahrungswerten profitieren können.

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Auf dem Laufenden halten

Wir pushen zum Beispiel jeden Monat unsere Video-Inhalte in solche Produktiväts-Teams bei unseren Kunden. So bleibt diese erschaffene Community auch immer am Leben und es gibt immer wieder neue Inhalte, über die man diskutieren kann.
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Bereitstellung nützlicher Unterlagen

Zusätzliches nützliches Material lässt sich zum Beispiel als OneNote-Notizbuch bereitstellen. OneNote bietet einen leichten  Zugang zu den Inhalten und die Nutzer können weitere Notizen direkt vermerken. Auch eigene Screenshots sind leicht integrierbar.

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Virtuelles Klassenzimmer

Bieten Sie für Ihre Zielgruppen einen regelmäßigen Austausch an. Die Teilnehmer können dann Fragen stellen und Erfahrungen austauschen. Eine einfache Teams-Besprechung in Verbindung mit einem Team ist dazu ausgezeichnet geeignet!

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Aufzeichnung als Nachschlagewerk

Stellen Sie Webinare als Aufzeichnung zur Verfügung. Auch kurze How-To-Videos oder Best Practices, die durch Nutzer aufgezeichnet werden, können hier einen Platz finden.

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Support-Anfragen zu Office 365 reduzieren

Indem Sie Ihre Kollegen schon frühzeitig über Änderungen und Neuerungen auf dem Laufenden halten, reduzieren Sie auch die Supportanfragen – weniger Probleme und Fragen tauchen auf, wenn die Nutzer gut informiert sind.

Fragen & Anmerkungen

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