Einführungsleitfaden für Administratoren

   Thomas Maier
 Letzte Aktualisierung: 19.03.2018

 

Wissen aneignen & Zertifizieren?

Je nach Kenntnisstand sollten Sie sich überlegen ob es sinnvoll ist, sich vor der Einführung von Office 365 wissen anzueignen.

Dazu gibts zum einen Videos von Microsoft: https://support.office.com/de-de/article/Office-365-Administratorvideos-6ab4bbcd-79cf-4000-a0bd-d42ce4d12816?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

oder Sie können eine Schulung dazu besuchen, wie zum Beispiel von unserem Sponsor, der PTM Akademie: https://www.ptm.de/de/training/f1/1%3A13/?q=office+365

Zusätzlich können Sie sich direkt bei Microsoft auch zertifizieren lassen – mehr Infos gibts hier:

 

In Kontakt treten

Wenn Sie in Kontakt treten möchten mit Personen, die sich ebenfalls mit dem Thema Office 365 beschäftigen so gibt es zahlreiche Möglichkeiten – zum einen natürlich diese Seite hier, das Office 365 Netzwerk und die Sendungen der Office 365 Akademie, die Sie auch auf dieser Seite finden.

Möchten Sie „richtige Menschen“ bei Ihnen in der Region treffen, so eignen sich die User Groups. Die User Groups gibt es im ganzen DACH-Raum – hier finden Sie einen Überblick: https://www.office365akademie.de/user-groups/

 

 

Was steckt in Office 365?

Verschaffen Sie sich einen Überblick, was alles in Office 365 steckt mit der Dienst- und Leistungsbeschreibung.

Office 365 ist kein statisches Produkt sondern wird immer weiterentwickelt. Microsoft veröffentlicht dazu eine Roadmap, wann welche Funktionen implementiert werden. Einen Überblick erhalten Sie hier:

Die Neuerungen aus der Roadmap erscheinen aber nicht bei jedem Office 365 gleichzeitig, sondern Microsoft liefert diese in sogenannten Release-Zyklen aus. Mehr Infos darüber gibt es hier:

Technischen Überblick verschaffen & Datenschutz

Wenn Sie nicht nur wissen möchten, was in Office 365 steckt, sondern wie die Technik dahinter funktioniert, schauen Sie hier vorbei:

Weitere Informationen zur Technik finden Sie auch noch direkt bei Microsoft: https://technet.microsoft.com/de-de/library/office-365-networking.aspx

Auch zum Thema Datenschutz gibt es einige interessante Informationen, die Sie kennen sollten, bevor Sie starten:

 

 

Was kostet Office 365? Lizenzierung

Office 365 kaufen Sie für Ihre Firma nicht in einer Schachtel bei Media Markt, sondern es wird als Abonnement abgeschlossen. Mehr Informationen zur Lizenzierung und den Kosten erhalten Sie hier:

Wichtig: Bevor Sie starten: Tenant-Name

Bevor Sie mit Office 365 starten und auch bevor Sie den Gratis-Test beginnen: Microsoft frägt Sie während der Einrichtung nach dem Tenant Name. Der Tenant-Name, den Sie zu beginn vergeben ist weltweit gültig und darf nur einmal existieren. Legen Sie Ihren Test also nicht direkt mit „firmenname.onmicrosoft.com“ an – denn dann ist dieser Name später bereits blockiert!

Sie fügen zwar später Ihre individuelle Firmen-Domain dazu, trotzdem bleibt der Tenant-Name für immer bestehen.

 

Gratis Testen

Sie können entweder den „Sofort-Test“ http://sofort-test.office365.de/ nutzen, oder sich für eine 30-Tägige Testversion registrieren:

Keine Sorge, Sie können sich, nach bisherigem Stand, beliebig oft eine Testversion anlegen. Ihre Handynummer, die Sie während des Registrierungsprozesses angeben, können Sie ebenfalls beliebig oft verwenden.

Achtung: Den Tenant-Name den Sie angeben können Sie nur einmalig verwenden. Dieser bleibt dann blockiert.

Unterstützung durch Microsoft FastTrack

Microsoft stellt mit FastTrack einen Standard OnBoarding Service zur Verfügung gestellt für Office 365.

Wann kann ich FastTrack nutzen

bis 50 Lizenzen:  keine Unterstützung

ab 50 Lizenzen: Unterstützung bei der grundlegenden Bereitstellung von Office 365 sowie bei der Anbindung an die lokale Infrastruktur

ab 150 Lizenzen: zusätzlich unterstützt Microsoft Sie nun noch bei der Migration vorhandener Daten zu Office 365

mehr als 20.000 Lizenzen: Unterstützung auch bei komplexeren Konstellationen (z.B. geo-redundante AD FS Installation)

Wie läuft die Unterstützung ab?

Microsoft geht dabei in drei Phasen vor:

  1. Strategie: Planung und Zieldefinition
  2. Einrichtung: Bei Bedarf Unterstützt durch Workshops wird Office 365 eingerichtet
  3. Wertschöpfung: Unterstützung beim onboarding der Anwender für die neuen Tools und Funktionen

Links

Information: https://technet.microsoft.com/de-de/library/office-365-onboarding-benefit.aspx 

Direkter Link zu FastTrack: https://fasttrack.microsoft.com/de-DE/office

Weitere Informationen zu FastTrack gibt es auch auf MsXfaq.de von Frank Carius: https://www.msxfaq.de/cloud/marketing/fasttrack.htm

Bandbreiten-Kalkulation

Microsoft stellt für Exchange, Skype for Business und Teams jeweils einen Bandbreitenkalulator zur Verfügung. Damit können Sie eine Einschätzung erhalten, welche Internetbandbreite erfoderlich sein wird.

Exchange: https://gallery.technet.microsoft.com/office/Exchange-Client-Network-8af1bf00

Skype for Business: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=19011

Teams: https://www.successwithteams.com/BandwidthCalculator

Microsoft: Bewährte Methoden bei der Verwendung von Office 365 in einem langsamen Netzwerk

 

Weitere Informationen zur Netzwerkplanung und Leistungsoptimierung finden Sie unter https://support.office.com/de-de/article/netzwerkplanung-und-leistungsoptimierung-für-office-365-e5f1228c-da3c-4654-bf16-d163daee8848?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Einschränkungen bei Exchange Online

Vor der Migration sollten Sie sich über die Einschränkungen bei Exchange Online im klaren sein. Die wichtigsten davon (Stand April 2018):

  • Maximale Größe von Mails: 150 MB
  • Maximale Anhänge pro Mail: 250
  • Maximale Empfänger pro Postfach: 10.000
  • Maximale Empfänger pro Mail: 500 (!)
  • Mail-Häufigkeit: Maximal 30 Mails pro Minute beim Versand

Lesen Sie dazu die Service Beschreibung von Exchange Online: https://technet.microsoft.com/de-de/library/exchange-online-limits.aspx

Migration

Falls Sie nicht gerade eine neue Firma gründen, wird wohl eine Migration von bestehenden Daten notwendig sein.

Je nachdem ob Sie von lokalen Servern kommen oder bereits in der Cloud waren gibt es andere Wege seine Daten zu migrieren.

Weitere Informationen und eine nützliche Checkliste liefert Ihnen für Ihr Office 365 Projekt auch msXfaq: https://www.msxfaq.de/cloud/marketing/kleine_office_365_migration.htm sowie hier: https://www.msxfaq.de/cloud/marketing/o365sbs.htm

Sollten Sie Daten von der Cloud migrieren, kann Ihnen der Blogbeitrag von msXfaq.de weiterhelfen: https://www.msxfaq.de/cloud/betrieb/cross_forest_migration.htm

Liegen Ihre Daten derzeit noch lokal, so gibt es hier die passenden Infos: https://www.msxfaq.de/cloud/betrieb/migration2office365.htm

Speziell zur Migration von SharePoint haben wir bereits ein Interview aufgenommen mit Max Melcher von Alegri. Das Interview finden Sie hier: https://www.office365akademie.de/17-12-experteninterview-sharepoint-migration-mit-maximilian-melcher/

Benutzerkonten einrichten

Zu dem Thema finden Sie in Microsoft TechNet einen ausführlichen Artikel: https://technet.microsoft.com/de-de/library/office-365-user-account-management.aspx

Administrator-Rollen definieren

Nutzen Sie die Möglichkeit verschiedene Administratoren in Office 365 zu definieren.

Einen Überblick über die verfügbaren Admin-Rollen finden Sie bei Microsoft auf den Support-Seiten: https://support.office.com/de-de/article/Informationen-zu-Administratorrollen-von-Office-365-da585eea-f576-4f55-a1e0-87090b6aaa9d

Es ist nicht empfehlenswert nur einen globalen Admin zu hinterlegen…

Weitere Hinweise zu dem Thema auch bei Frank Carius auf seinem Blog: https://www.msxfaq.de/cloud/admin/office_365_admin_konzept.htm

Funktionen vorschlagen und Community

Gerade bei Office 365 gibt es zahlreiche Möglichkeiten sich zu beteiligen.

Microsoft stellt für jedes der Apps in Office 365 eine UserVoice Seite zur Verfügung. Dort können Sie aktiv für neue Funktionen voten oder selbst welche vorschlagen. Vorschläge für den Admin-Teil von Office 365 können Sie hier einbringen.  https://office365.uservoice.com/forums/273493-office-365-admin Die Links zu den User-Voice Seiten der anderen Office 365 Apps finden Sie auf den jeweiligen Seiten im Bereich „Nutzung“.

Mit „richtigen Menschen“ können Sie ebenfalls in Verbindung treten – schauen Sie dazu einfach mal auf die Seite User Groups!

 

Forum

Sie kennen ein gutes Forum zu diesem Thema? Wir nehmen es gerne an dieser Stelle mit auf!

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