Checkliste

Die häufigsten Irrtürmer und Ängste der Nutzer

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Erlernen der neuen Technologien erzeugt bei vielen Nutzern Angst und Stress. Rund die Hälfte aller Mitarbeiter bangt bei der Einführung neuer Technologien um ihren Arbeitsplatz.

Auch die Einführung von Office 365 birgt Irrtümer und schürt Ängste. Beantworten Sie für Ihre Nutzer die wichtigsten Fragen, bevor es soweit kommt.

In unserer Checkliste sehen Sie die Top-15 der häufigsten Bedenken bei der Einführung von Office 365:

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Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365 für mich?

  • Legen Sie offen, wie der Umstieg erfolgen soll und welche Arbeit das für den Nutzer aufwirft.
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Welche Vorteile ergeben sich für mich?

  • Zeigen Sie den Nutzern, zum Beispiel durch kurze Videoclips, welche Vorteile für ihn in seinem Arbeitsalltag entstehen werden. (Zugriff vom Smartphone auf die Informationen, deutlich mehr Funktionen, Konsolidierung von Alt-Systemen oder Dritt-Anbieter-Produkten…)
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Muss ich meine Arbeitsweise ändern?

  • Stellen Sie neue Möglichkeiten vor, die das Arbeiten nicht nur verändern, sondern auch erleichtern (z.B. virtuelle Besprechungen, gemeinsames bearbeiten von Dateien…)
    Zum Beispiel mit einem Video: Ein Tag mit Office 365 im Büro 
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Kennen die anderen sich in Office 365 schon aus – und nur ich habe keine Ahnung davon?

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Werden alte Systeme abgeschaltet?

  • Veröffentlichen Sie die Roadmap, wann welche Systeme ersetzt werden. Kommunizieren Sie diese Informationen transparent mit Ihren Anwendern.
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Kommen alle meine alten Daten in das neue System?

  • Erklären Sie, wie der Migrationspfad aussehen wird und was der Anwender selbst dazu beitragen muss.
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Gibt es Richtlinien, wann welche App genutzt wird?

  • Geben Sie Governance Richtlinien möglichst kurz und prägnant wieder, sodass der Anwender sie versteht und einhalten kann.
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Was darf ich? Darf ich alle Apps nutzen, die mir zur Verfügung stehen?

  • Erklären Sie Ihre Strategie und wie die Arbeitsweise im Unternehmen künftig ablaufen soll.
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Welche Fehler kann ich machen? Wie schlimm wirken sich diese aus?

  • Zeigen Sie, wie mit Fehlern oder „Tests“ im Unternehmen umgegangen wird. Darf der Anwender etwas ausprobieren?
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Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt?

  • Nehmen Sie den Nutzern die Angst, dass die Entwicklung zu sprunghaft sein kann. Hier hilft es auch, frühere Beispiele zu erläutern, warum eine App zum Beispiel abgekündigt wurde (wie Skype for Business eben durch Teams ersetzt wurde).
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Schon wieder eine Umstellung? Was soll das denn? Was habe ich davon?

  • Wie oben schon erwähnt, ist es sehr wichtig, dem Nutzer die für ihn entstehenden Vorteile zu zeigen. Vielleicht können Sie diese auch für verschiedene Zielgruppen im Unternehmen spezifizieren.
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Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?

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Es geht doch auch so, warum stellen wir schon wieder was um? Ich habe mich extra in das Programm / System XY eingearbeitet – und das soll jetzt abgeschaltet werden. Was soll das?

  • Erläutern Sie Ihre Strategie, warum es für Ihr Geschäft wichtig ist, Office 365 einzuführen.
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Werde ich mehr überwacht und meine Arbeit mehr kontrolliert?

  • Erläutern Sie, wie damit bei Ihnen im Unternehmen umgegangen wird.
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