Hallo und Grüß Gott,

wenn Sie in Ihrem SharePoint manche Dateien vor Veränderung und dem Löschen schützen möchten kann Ihnen die Funktion „Direkte Datensatzverwaltung“ (In-Place Records Management) helfen, die es seit SharePoint 2013 gibt. Hiermit schützen Sie eine Datei – ohne die Berechtigungen anpassen zu müssen und ohne, dass Sie die Datei dafür verschieben müssen! (Wie es in früheren Versionen mit dem Datenarchiv notwendig war)

Was bedeutet das?

Wenn Sie zum Beispiel ein Dokument als Datensatz deklarieren, können Sie bestimmte Aufbewahrungsrichtlinien definieren. Nach zwei Jahren wird die Datei dann z.B. gegen Veränderung gesperrt und nach einem weiteren Jahr gelöscht.

Was ist der Unterschied zum Datenarchiv?

Die Funktion ist ähnlich, allerdings wird die Datei für beim Datenarchiv in eine eigenständige Bibliothek verschoben. Die Nutzer finden die Datei also nach zwei Jahren plötzlich nicht mehr an der gewohnten Stelle.

Kann ich eine Datei auch nur temporär sperren?

Ja, auch das ist möglich. Sie können die Deklaration als Datensatz auch wieder aufheben – dann ist die Datei wieder bearbeitbar.

Wo gibt es weitere Infos?

Wie das ganze funktioniert wird bei HanseVision schön erklärt: http://blogs.myfirstsharepoint.de/technikblog/blogserie-dokumentenmanagement-inplace-records-management

Oder bei Nico Thiemer: https://nicothiemer.de/2014/08/18/arbeiten-mit-dem-feature-direkte-datensatzverwaltung/

 

Ausführlich wird das Thema auch bei Microsoft auf den Supportseiten beleuchtet, die ich an dieser Stelle ebenfalls empfehlen kann:

 

Servus und bis bald!