Um das volle Potential von Office 365 auszuschöpfen, sollten Sie die folgenden Arbeitsweisen überdenken. Sie bieten Raum, um effizienter zu arbeiten.

Das Speichern Ihrer Dateien

Beenden Sie die Suche an verschiedensten Stellen nach Dateien! Sie finden Ihre Dateien alle zentral auf Office.com. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Dateien in OneDrive for Business, SharePoint oder Teams abgelegt haben. Sogar auf mit Ihnen geteilten Dateien können Sie über Office.com zugreifen. Neben dem zentralen Speicherort ist auch das automatische Zwischenspeichern in Word, Excel und PowerPoint eine klare Arbeitserleichterung von Office 365. So entfällt das manuelle ständige Zwischenspeichern von Änderungen und nichts kann verloren gehen.

Weniger Ortswechsel

Heutzutage können Meetings oftmals virtuell abgehalten werden. Das spart Reisezeit. Hinzu kommt, dass während virtueller Meetings von allen Personen in denselben Dateien oder OneNote-Notizen gearbeitet werden kann. So entfällt das nachträgliche Dokumentieren, Nachbearbeiten oder Versenden von E-Mails.

Änderungen und Feedback direkt in Dateien umsetzen

Schreiben Sie Änderungen und Kommentare direkt in Ihre Dokumente oder die Dokumente Ihrer Kollegen, anstatt lange Mails darüber zu verfassen! Nutzen Sie die Kommentar-, Überprüfen-und Aktivitäten-Funktionen in den Office Programmen. Mit dem Versionsverlauf können Sie Änderungen jederzeit nachvollziehen. So können Sie auch Feedback geben. Erwähnen Sie Ihre Kollegen einfach in Ihrem Kommentar (@…) und machen Sie so auf ihn aufmerksam.

Weniger Anhänge senden

Feedback per Erwähnung geben, ist eine Möglichkeit, weniger Anhänge zu versenden und somit Speicherplatz im Postfach zu sparen. Eine weitere Vorgehensweise ist es, Links zu Dateien zu verschicken statt der Datei selbst. Damit entfällt auch das Konsolidieren zweier Dateien, wenn die Datei von einem Kollegen mit Änderungen per Mail zurückkommt.

Erstellen von Dokumenten in der Cloud

Dateien direkt in der Cloud, Ihrem OneDrive for Business, SharePoint oder Team anzulegen, ermöglicht Ihren Kollegen direkt Zugriff auf Dateien zu besitzen. Auch nachträgliches „aufräumen“ erübrigt sich.

Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zu diese Thema zusammengestellt – diese finden Sie hier:

Neben diesen 7 Anregungen gibt es noch zahlreiche weitere Ansätze, wie mit Office 365 produktiver gearbeitet werden kann. Diese stellen wir Ihnen kontinuierlich in unserer Videoserie produktiver Arbeiten vor. Wir stellen jeden Monat neue Videos zu Office 365 bereit, sodass Ihre Mitarbeiter immer über die neusten Funktionen und Verbesserungen von Office 365 informiert sind. Ein Videoclip dauert zwischen 1 und 10 Minuten. Ihr Mitarbeiter kann dadurch ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in seinen Alltag integrieren.