Experteninterview mit Stephen Kunstmann: Organisationsentwicklung im Einklang mit Microsoft 365

Experteninterview mit Stephen Kunstmann: Organisationsentwicklung im Einklang mit Microsoft 365

Im neuen Experteninterview gibt Stephen Kunstmann Einblicke, wie die Organisationsentwicklung im Einklang mit neuen Tools wie Microsoft 365 gestaltet werden kann.

 

Was gilt es beim Rollout neuer Tools zu beachten? Die Vielzahl an technischen und sicherheitsbezogenen Rahmenbedingungen führen manchmal dazu, dass Wesentliches nicht betrachtet wird: der Nutzer und seine Anforderungen, um eine Aufgabe zu erfüllen.

Daher rät Stephen Kunstmann, dass beim Rollout von neuen Tools zu Beginn immer der Anwender und seine Anforderungen im Fokus stehen sollten. Denn neue Werkzeuge bringen oftmals wenig Mehrwert, wenn die Menschen, die sie bedienen sollen, nicht einbezogen werden.

Sind die Anforderungen der Mitarbeiter festgelegt, so rät Kunstmann, einen Überblick über die anstehenden Projekte mit deren Dringlichkeit zu erstellen. Sind Zielbild und Roadmap, wie die IT im Unternehmen künftig aussehen soll, festgelegt, gilt es auszukunden, welche Projekte selbst gestemmt werden können und wozu externe Unterstützung notwendig ist.

 

Über Stephen Kunstmann

Stephen Kunstmann ist Division Manager Consulting bei AppSphere AG. Er ist bereits seit über 20 Jahren im IT-Umfeld tätig und Experte in unter anderem den folgenden Bereichen: Virtualisierung, Microsoft 365, Microsoft Azure als auch Organisations-Entwicklung und Coaching.

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Experteninterview mit Georg Lanzinger: Warum es einen Übersetzer zwischen Business & Technologie benötigt

Experteninterview mit Georg Lanzinger: Warum es einen Übersetzer zwischen Business & Technologie benötigt

Warum benötigt es einen Übersetzer zwischen Business und Technologie? Diese Frage beantwortet Georg Lanzinger im heutigen Expertengespräch.

Wer kennt die immer wieder auftretenden Themen zwischen Fachabteilung und IT nicht. Die Fachabteilung möchte zum Beispiel Dateien schnell und einfach ablegen und diese auch entsprechend wieder finden. Die IT sieht hier eine technische Herausforderung, die eine überlegte Lösung benötigt. So hat die IT neben dem eigentlichen Prozess bzw. der zu erfüllenden Funktion auch Themen wie Security, Datenschutz und die Integration in die vorherrschende IT-Landkarte im Hinterkopf.

Dabei verwenden die Gesprächspartner die in ihrem Bereich übliche Terminologie und „Sprache“.

Um die Brücke zwischen den zwei Gesprächspartner zu schlagen, ist eine gute Gesprächsbasis nötig. Diese basiert auf der Unvoreingenommenheit beider Seiten und dem Willen, dem anderen zuzuhören.

Am Ende verfolgen beide das gleiche Ziel.

Damit die verantwortlichen Themen wie Compliance, Datenschutz und die Einhaltung der Unternehmensinternen Richtlinien der IT-Abteilung von der Fachabteilung nicht als Blockade wahrgenommen werden, ist vor allem das Gespräch zwischen diesen von großer Bedeutung.

Während des Gesprächs ist es wichtig, sich in die Lage des Gesprächspartners hinein zu versetzten sowie eine gewisse Flexibilität, um gemeinsam eine passende Lösung zu finden.

Die Gestaltung des Wissenstransfer zwischen IT und Anwender ist auch im Rahmen des Lernens zu beachten. So ist es für einen IT-Trainer wichtig, dem Anwender in einer Schulung so viel Wissen, Information und Anwendungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Die Anwender auf der anderen Seite, benötigt jedoch unterschiedliche Informationen. So ist für die eine Fachabteilung zum Beispiel in Excel vor allem die Pivot-Tabellen von Interesse, wobei eine andere Fachabteilung stärker mit Makros innerhalb Excel arbeitet.

Über Georg Lanzinger

Georg Lanzinger ist Experte im Bereich Projektportfoliomanagement Solutions. Mit Hilfe eines guten Projektportfoliomanagements werden die Projekte anhand von Schlüsseleigenschaften analysiert und damit die Projekte erarbeitet, welche den größten Beitrag zur Erfüllung der Unternehmensziele leisten. Dabei spielt auch der Wissenstransfer und der Austausch zwischen Business und Technologie eine wichtige Rolle.

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Experteninterview mit Rainer Mauth: Teams App Vorstellung: LMS 365

Experteninterview mit Rainer Mauth: Teams App Vorstellung: LMS 365

Microsoft Teams entwickelt sich zum Dreh- und Angelpunkt der Unternehmenskommunikation sowie der Verwaltung von Inhalten und dient als offene Plattform für viele Apps und Anwendungen. Rainer Mauth von der E-Learning Agentur Mauth.CC spricht im heutigen Experteninterview über die Integration eines Learning Management Systems (LMS) in Teams.

Durch die Integration von Apps, lässt sich Teams erweitern und mit weiteren Funktionalitäten bestücken. Dabei können nicht nur Microsoft eigene Apps wie Planner oder OneNote integriert werden, sondern auch externe Apps wie Umfrage- oder Mind Mapping-Tools.

Dadurch lassen sich alle benötigten Funktionalitäten in Teams zusammenführen. Es können zum Beispiel ganze Teilprozesse aus einem CRM System in Teams eingebunden und bearbeitet werden.

Die Einbindung von Teams in das Microsoft 365 Ökosystem bietet eine einfache Kommunikation und Bearbeitung von Inhalten über das gesamte Unternehmen hinweg. Aufgrund des hohen Integrationsgrades von Teams ist beim Springen in die unterschiedlichen Anwendungen kein „Systemwechsel“ mit weiterer Anmeldung notwendig.

Wie bereits erwähnt, lassen sich auch ganze Learning Management Systeme (LMS) in Teams integrieren. Ein Beispiel dafür ist das LMS 365 von Mauth.CC. In einem solchen LMS lassen sich Lernprozesse abbilden und verwalten. Dabei können die Lerninhalte in unterschiedlichsten Formen wie Videos, Dokumenten, Quiz-Formaten und auch Präsenzschulungen eingebunden werden.

Ein LMS gibt die Möglichkeit der Messung des Lernstatus eines Unternehmens. Es wird sichtbar Wer, Wann, bereits Welchen Inhalt Wie erfolgreich abgeschlossen hat.

Screenshot Teams App LMS 365 – Lernstatus

Durch die Kombination der Lerninhalte ist es möglich, ganze Lernpfade abzubilden. So kann zum Beispiel ein Onboarding Programm, mit eLearnings zu Compliance und Datenschutz, einer Arbeitssicherheitsunterweisung sowie einer anstehenden Präsenzschulung, gestaltet werden.

Ein LMS sorgt dafür, dass die richtigen Mitarbeiter, die richtigen Lerninhalte zum richtigen Zeitpunkt erhalten. Wird das LMS in Teams integriert, stellt sich schnell die Frage, ob denn auch entsprechende Lerninhalte zu Microsoft 365 bereitgestellt werden sollen. Da in den meisten Unternehmen keine solcher Lerninhalte vorhanden sind, stellt Mauth.CC mit dem LMS365 in Kooperation mit der Office 365 Akademie entsprechende Lernvideos zur Verfügung.

Mehr Infos zum LMS365 und den Lernvideos der Office 365 Akademie finden Sie hier.

Über Rainer Mauth

Rainer Mauth ist Geschäftsführer der E-Learning Agentur Mauth.CC. Mauth.CC berät bei der Einführung und Umsetzung von E-Learning Projekten im Unternehmen. Dabei werden die Anforderungen der Kunden analysiert und auf dieser Basis digitale Lerninhalte entwickelt.

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www.mauth.cc 

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Experteninterview mit Ralf Mania: Teams Enterprise Voice

Experteninterview mit Ralf Mania: Teams Enterprise Voice

Mit Microsoft Teams kann ein großer Teil der Unternehmenskommunikation abgewickelt werden, auch die Telefonie. Ralf Mania gibt uns im Experteninterview einen Überblick über die Telefonie mit Teams, was die Grenzen hierbei sind und was bei einer Migration auf Teams Telefonie zu beachten ist.

Das End of Life von Skype for Business Online am 31.07.2021 stellt viele Unternehmen nun vor die Herausforderung die Kommunikation auf Teams umzustellen.

Teams ist im Gegensatz zu Skype for Business ein reiner Cloud Dienst. Daher empfiehlt Ralf Mania auch im Kontext der Telefonie mit Teams auf eine reine Cloud Lösung umzustellen und nicht eine Hybrid Variante zu fahren, wenn dann nur als Übergangslösung.

Features und Grenzen der Telefonie mit Teams

In der folgenden Abbildung können Sie die Telefonie Features über Teams einsehen.

Für die meisten Firmen genügen die Möglichkeiten, die die Telefonie über Teams bietet. Dennoch sind nicht alle gewohnten Telefonie Szenarien eins-zu-eins auf Teams übertragbar. Hierbei gilt es, die Use-Cases zu betrachten und diese womöglich mit neuen Ansätzen umzusetzen.

Komplexere Anforderungen wie Call Center Lösungen oder Service Desk Queues lassen sich allerdings nicht mit Teams umsetzen. Hierzu müssen Drittanbieter Lösungen mit eingebunden werden, um auch hierfür Möglichkeiten zu schaffen. Auch analoge Endgeräte wie beispielsweise Faxe oder Notruftelefone müssen separat betrachtet werden.

Devices

Neben dem Teams Client kann auch über Teams mit anderen Endgeräten telefoniert werden. Ralf Mania gibt im Interview einen Überblick zu folgenden Devices:

  • Collaboration Bar
  • Teams Displays
  • Microsoft Teams Phones

Migration zu Teams Enterprise Voice

Sie möchten auf Teams Enterprise Voice migrieren? Eine gute Vorbereitung für die Migration ist hierbei elementar. Am besten sollten die gewünschten Szenarien bereits vorab in einer Testumgebung ausprobiert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, vorab Call Pläne festzulegen und zu definieren, welche Rufnummern wo genutzt werden sollen. Ein wichtiges Element im Zusammenhang mit der Teams Telefonie ist der Session Border Controller. Hierbei muss vorab geklärt werden, wie dieser an den SIP-Trunk des Providers angebunden werden kann.

Alle Informationen zu Teams Enterprise Voice gibt es in der Aufzeichnung des Interviews. Viel Spaß beim Anschauen!

Über Ralf Mania

Ralf Mania ist Cloud Architect mit dem Schwerpunkt Teams bei der Glück & Kanja Consulting AG.

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www.glueckkanja.com/de/

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Experteninterview mit René Klag: Office 365 ist quasi Branchenstandard

Experteninterview mit René Klag: Office 365 ist quasi Branchenstandard

In unserem neusten Experteninterview ist René Klag von Avanade zu Gast gewesen. Im Interview geht es um den Status von Office 365 als Standard in vielen Unternehmen.   

Office 365 ist mittlerweile zu einem Großteil in großen Firmen eingeführt worden. Office 365 fördert die Produktivität bei einer Standardisierung der Arbeitsumgebung.  

Die Firma Avanade begleitet Unternehmen bei der Einführung von Office 365 und konnte so bereits über 6 Millionen Arbeitsplätze auf Office 365 migrieren und ist in Projekten mit 28 von 30 DAX Konzernen. Dadurch konnte ein enormer Erfahrungsschatz aufgebaut werden.  

Auch wenn jede Migration individuell betrachtet werden muss, konnte Avanade nach so vielen Umstellungen einen Standardprozess etablieren, mit dem Unternehmen schnell und routiniert auf Office 365 umgestellt werden können.  

Das volle Potential von Office 365 entfalten

Die genannten Zahlen zeigen, dass Office 365 in vielen Unternehmen das Werkzeug der Wahl ist. Dennoch wird in vielen Unternehmen nicht das volle Potential von Office 365 ausgeschöpft. Viele inkludierten Services von Office 365 werden oftmals nicht eingesetzt, sondern nur das alte Office Paket durch Office 365 substituiert. Der größte Mehrwert der Microsoft Lösungen entsteht allerdings, wenn man das Paket vollumfänglich nutzt und die einzelnen Tools kombiniert.  

Power Plattform – der nächste große Schritt?

Weitere Microsoft Tools, die Unternehmen einen großen Mehrwert bieten können, sind in der Power Plattform enthalten. Werkzeuge wie Power BI, Power Automate und Power Apps können Altsysteme ablösen und große Produktivitätserhöhungen herbeiführen. Auch die Verbindung von Daten wird ein großes Thema werden, um zum Beispiel Daten aus CRM und anderen Systemen zusammenzubringen.   

Mitarbeiterzufriedenheit und Kundenzufriedenheit erhöhen mit modernen Lösungen

Auch wenn in vielen Unternehmen bereits moderne Tools wie Office 365 eingeführt sind, ist vielerorts auch noch ein anderes Bild anzutreffen. Unternehmen, die sich modernen Anwendungen und der fortschreitenden Digitalisierung verschlossen gegenüber zeigen, werden oftmals abgehängt. Viele Kunden möchten alte Arbeitsweisen nämlich nicht mehr akzeptieren und suchen sich neue modernere Partner. Auch Mitarbeiter bevorzugen moderne, leicht zu bedienende Systeme, mit denen sie schneller arbeiten können. Somit ist bei vielen Prozessen noch Optimierungsbedarf gegeben.   

Über René Klag

René Klag ist Berater Solution Specialist Group Manager im Bereich Workplace & Infrastructure Modernisierungbei Avanade. 

LinkedIn 

www.avanade.com  

 

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Experteninterview mit Alexandru Inocan: Security-Konzept für Teams

Experteninterview mit Alexandru Inocan: Security-Konzept für Teams

Microsoft Teams wird in immer mehr Unternehmen eingeführt. Im Rahmen der Teams Einführung muss aber auch ein passendes Security-Konzept berücksichtigt werden. Alexandru Inocan gibt uns im Experteninterview einen Einblick, was zu einem guten Security-Konzept für Microsoft Teams gehört.

Grundsätzlich muss das Security-Konzept für Teams abgestimmt sein auf den gesamten Office 365 Tenant, da viele weitere Microsoft Apps in Teams eingebunden werden können.

Folgende Mindestanforderungen sollten im Rahmen des Security-Konzepts für Teams geklärt werden:

  • Dürfen Anwender Teams selbst erstellen?
  • Was dürfen Gäste und welche Rechte dürfen Anwender an Gäste erteilen?
  • Dürfen Dritt-Anbieter-Apps verwendet werden?

Ein nützliches Tool zur Erhöhung der Sicherheit in Teams ist das Secure Score Dashboard. Sie möchten mehr darüber erfahren? Im Experteninterview gibt es weitere Informationen. Viel Spaß beim Anschauen!

Über Alexandru Inocan

Alexandru Inocan ist Future Workplace Consultant bei SoftwareOne.

LinkedIn

www.softwareone.com

 

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