Als Digital-Workplace-Manager den Überblick über Office 365 Neuerungen behalten

Als Digital-Workplace-Manager den Überblick über Office 365 Neuerungen behalten

Microsoft arbeitet ständig an Office 365 und rollt Neuerungen aus. Doch wie behält man den Überblick über diese Flut an Änderungen und kann man sie vorab testen?

 

 

Um Neuerungen in Office 365 zu überblicken, müssen Sie zunächst einmal über deren Existenz informiert sein, wann Sie mit ihnen rechnen können und wie genau sie aussehen.

 

Wie erfahre ich von Änderungen rund um Office 365?

Um von Neuerungen frühzeitig zu erfahren, führt ein Weg über das Benachrichtigungs-Center in Office 365. Sie finden es innerhalb der Administrations-Oberfläche von Office 365. Die recht knappen Informationen über Neuerungen richten sich eher an Administratoren.

Eine weitere Möglichkeit zu erfahren, welche Features ausgerollt werden und welche sich derzeit in der Entwicklung befinden, ist es, sich die Office 365 Roadmap anzusehen. Sie steht nur in englischer Sprache zur Verfügung.

 

Einen sehr nützlichen Dienst bietet „Roadmapwatch“. Dieser stellt täglich zusammen, welche Einträge bei der Roadmap dazugekommen sind bzw. bei welchen sich der Status verändert hat.

 

Für fast jede App von Office 365 gibt es auch einen Blog in der TechCommunity. Hier erhalten Sie Neuerungen sowie Hintergrundartikel rund um Neuerungen und Änderungen.

Außerdem fassen wir von der Office 365 Akademie Ihnen jeden Monat alle Änderungen, die Microsoft über die verschiedenen News Kanäle verteilt, zusammen. Die News-Sendung führen wir jeden Monat durch –auf deutsch. Es gibt jeweils auch eine Aufzeichnung davon. In unser Archiv können Sie hier einen Blick werfen.

Sie können sich des Weiteren für das Office Insider Programm anmelden. Damit erhalten Sie Neuerungen als erstes.

 

Wann erhalte ich eine Neuerung?

Nicht jede Neuerung ist sofort bei jedem Anwender sichtbar. Alle Änderungen durchlaufen bei Microsoft verschiedene Testphasen. Microsoft nennt diese Testphasen „Ringe“. Erst wenn ein Ring erfolgreich durchlaufen ist, erreicht die Änderung den nächsten Ring. Als Unternehmen befinden Sie sich in der Regel im Ring 4. Vorab testen können Sie Änderungen im Ring 3.

 

Wie genau kann ich Neuerungen vorab testen?

Um zu testen, was Ihre Nutzer demnächst erwartet, sollten Sie einen separaten Office 365 Tenant im First Release betreiben (Ring 3). Ihr Produktiv-Tenant sollte im Ring 4 sein.

Wie Sie Ihren Tenant für First Release aktivieren erfahren Sie hier. In dem Beitrag wird auch beschrieben, wie Sie First Release nur für bestimmte Nutzer aktivieren. Sie haben damit die Möglichkeit, einen zusätzlichen Test-User einzurichten (evtl. auf einer virtuellen Maschine?) oder Sie schalten sich selbst und/oder einige Key-User frei. Diese können dann die Funktionalitäten bereits vorab antesten.

Für Office 365 Plus werden die Sicherheitsupdates, Funktionsupdates und sonstigen Updates in verschiedenen Kanälen ausgeliefert. Sie haben die Wahl zwischen dem halbjährigen Kanal und dem monatlichen Kanal. Welche Version am heutigen Tage aktuell ist im jeweiligen Kanal, erfahren Sie auf dieser Seite.

Die Versionsnummern setzen sich folgendermaßen zusammen: die ersten vier Ziffern bildet die Version angegeben in Jahr und Monat. Danach folgt die Build-Nummer.Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zum Überblicken der Neuerungen in Office 365 zusammengestellt -diese finden Sie hier.

PRODUKTIVER ARBEITEN MIT OFFICE 365

Das vollintegrierte eLearning, das am besten zu Office 365 passt!

A

Kontinuierlicher Wissenstransfer

Kurz und prägnant

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Tätigkeitsorientiert

Schatten-IT mit Office 365 ersetzen

Schatten-IT mit Office 365 ersetzen

Oftmals werden Schatten-IT-Produkte im Arbeitsalltag neben Microsoft Office genutzt. Lesen Sie, wie Sie diese mit alternativen Office-Produkten eindämmen können.

 

 

Es ist einfach, im Arbeitsalltag zu Diensten zu greifen, die auch im privaten Bereich genutzt werden. Youtube, Doodle oder Dropbox sind schnell verfügbar, praktisch und bereits bekannt in ihrer Verwendung. Sie bergen jedoch Risiken bezüglich der Datensicherheit und Compliance-Konflikte, da sie nicht vom IT-Bereich betreut werden.

Es besteht ein Bedarf

Aufgrund ihrer Nachteile sind Schatten-IT-Produkte in Organisationen häufig nicht gerne gesehen – trotzdem werden sie genutzt. Damit wird signalisiert, dass offizielle Tools benötigt werden, die bisher nicht angeboten werden oder nicht gängig sind – die beste Voraussetzung also, um Office 365 zu platzieren!

Gute Gründe für Office

Statt Drittanbieter-Produkte zu verbieten, sollte auf die Alternativen, die ohnehin in den Microsoft Office Plänen enthalten sind, aufmerksam gemacht werden. Diese sind neben den bereits genannten Vorteilen meist auch professioneller, effizienter und in ihrer Funktionalität auf den Unternehmenskontext ausgerichtet.

Welche Produkte ersetzt werden können, erfahren Sie in unserer ausführlichen Checkliste.

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Checkliste – Arbeitsweisen, die Sie am modernen Arbeitsplatz überdenken sollten

Checkliste – Arbeitsweisen, die Sie am modernen Arbeitsplatz überdenken sollten

Um das volle Potential von Office 365 auszuschöpfen, sollten Sie die folgenden Arbeitsweisen überdenken. Sie bieten Raum, um effizienter zu arbeiten.

Das Speichern Ihrer Dateien

Beenden Sie die Suche an verschiedensten Stellen nach Dateien! Sie finden Ihre Dateien alle zentral auf Office.com. Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihre Dateien in OneDrive for Business, SharePoint oder Teams abgelegt haben. Sogar auf mit Ihnen geteilten Dateien können Sie über Office.com zugreifen. Neben dem zentralen Speicherort ist auch das automatische Zwischenspeichern in Word, Excel und PowerPoint eine klare Arbeitserleichterung von Office 365. So entfällt das manuelle ständige Zwischenspeichern von Änderungen und nichts kann verloren gehen.

Weniger Ortswechsel

Heutzutage können Meetings oftmals virtuell abgehalten werden. Das spart Reisezeit. Hinzu kommt, dass während virtueller Meetings von allen Personen in denselben Dateien oder OneNote-Notizen gearbeitet werden kann. So entfällt das nachträgliche Dokumentieren, Nachbearbeiten oder Versenden von E-Mails.

Änderungen und Feedback direkt in Dateien umsetzen

Schreiben Sie Änderungen und Kommentare direkt in Ihre Dokumente oder die Dokumente Ihrer Kollegen, anstatt lange Mails darüber zu verfassen! Nutzen Sie die Kommentar-, Überprüfen-und Aktivitäten-Funktionen in den Office Programmen. Mit dem Versionsverlauf können Sie Änderungen jederzeit nachvollziehen. So können Sie auch Feedback geben. Erwähnen Sie Ihre Kollegen einfach in Ihrem Kommentar (@…) und machen Sie so auf ihn aufmerksam.

Weniger Anhänge senden

Feedback per Erwähnung geben, ist eine Möglichkeit, weniger Anhänge zu versenden und somit Speicherplatz im Postfach zu sparen. Eine weitere Vorgehensweise ist es, Links zu Dateien zu verschicken statt der Datei selbst. Damit entfällt auch das Konsolidieren zweier Dateien, wenn die Datei von einem Kollegen mit Änderungen per Mail zurückkommt.

Erstellen von Dokumenten in der Cloud

Dateien direkt in der Cloud, Ihrem OneDrive for Business, SharePoint oder Team anzulegen, ermöglicht Ihren Kollegen direkt Zugriff auf Dateien zu besitzen. Auch nachträgliches „aufräumen“ erübrigt sich.

Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zu diese Thema zusammengestellt – diese finden Sie hier:

Neben diesen 7 Anregungen gibt es noch zahlreiche weitere Ansätze, wie mit Office 365 produktiver gearbeitet werden kann. Diese stellen wir Ihnen kontinuierlich in unserer Videoserie produktiver Arbeiten vor. Wir stellen jeden Monat neue Videos zu Office 365 bereit, sodass Ihre Mitarbeiter immer über die neusten Funktionen und Verbesserungen von Office 365 informiert sind. Ein Videoclip dauert zwischen 1 und 10 Minuten. Ihr Mitarbeiter kann dadurch ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in seinen Alltag integrieren.

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Checkliste – Warum wird nur ein Bruchteil von Office 365 genutzt?

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Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, sie wurde jedoch in der SharePoint Anwenderstudie erneut belegt: 50 % der User benutzen installierte Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% nutzen oftmals nur einen kleinen Teil. Doch woran liegt das und was kann dagegen getan werden?

Nimmt man oben genannte Studie beim Wort, werden 50 % der Software unnötig angeschafft, lizensiert, installiert und gewartet, was einen großen betriebswirtschaftlichen Schaden darstellt. Gleichzeitig birgt diese Sachlage ein riesiges Potenzial, das erweckt werden kann. Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten, jedoch müssen Sie Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können. Dazu ist ein Wissenstransfer nötig. Was bei diesem schiefgehen kann, warum Software-Produkte nicht genutzt werden und wie Sie das ändern können, erfahren Sie in nachstehendem Artikel.

Der Nutzen muss im Vordergrund stehen

Oftmals wird viel über das Produkt und seine Eigenschaften gesprochen. Allerdings sind Produkte erst dann erfolgreich, wenn sie einen klar erkennbaren Nutzen für den Anwender bieten. Leider sind die Vorteile von Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Seien Sie sich auch darüber bewusst, dass der Vorwand fehlender Zeit für die Einarbeitung in ein Produkt oftmals damit zusammenhängt, dass dem Anwender sein persönlicher Vorteil daraus nicht klar ist.

Der Wissenstransfer

Wenn Ihren Usern der Nutzen des Produkts bewusst ist, müssen Sie ihnen das nötige Wissen zu dessen Anwendung vermitteln. Abhilfe können Schulungen und Trainings bieten, die auf Ihren Bedarf und Ihre Zielgruppe angepasst sind. Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Eine Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“, so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floor-walking oder auch Schnellstartanleitungen. Weitere Möglichkeiten zum Aneignen von Wissen bieten Best Practices, das Auszeichnen von besonders guten Lösungen oder das Aufbauen einer internen Produktivitäts-Community.

Die Akzeptanz des Produkts

Eine Zustimmung der Nutzer zu einem Produkt kann nur erreicht werden, wenn alle Ebenen Ihres Unternehmens konsequent Office 365 nutzen. Zudem sollten die Sorgen der Nutzer nicht außer Acht gelassen werden. Antworten auf Fragen wie „Muss ich meine Arbeitsweise ändern?“, „Werden alte Systeme abgeschaltet?“ oder „Wie schlimm wirken sich Fehler aus, die ich mit dem neuen Produkt mache?“ sollten Sie bereits geben bevor sie auftreten.

Zu guter Letzt muss natürlich sichergestellt sein, dass die Governance Ihres Unternehmens die Nutzung des Produktes ohne Hindernisse zulässt, dass die Nutzer die entsprechenden Rechte haben und die Schwellen für den Zugriff durch z. B. Authentifizierung nicht zu hoch sind.

Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zu diese Thema zusammengestellt – diese finden Sie hier.

Für den konstanten Wissenstransfer über alle Office 365 Anwendungen hinweg bietet sich unsere Videoserie produktiver Arbeiten an. Wir stellen jeden Monat neue Videos zu Office 365 bereit, sodass Ihre Mitarbeiter immer über die neusten Funktionen und Verbesserungen von Office 365 informiert sind. Ein Videoclip dauert zwischen 2 und 10 Minuten. Ihr Mitarbeiter kann dadurch ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in seinen Alltag integrieren.

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Das vollintegrierte eLearning, das am besten zu Office 365 passt!

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Bestandteile von Office 365

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Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Office 365 ist nicht nur einfach eine neue Version von Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sondern die Cloud-Plattform von Microsoft, die nicht nur Client-Produkte, sondern auch die komplette Server-Umgebung umfasst. Die Clientapplikationen sind nur ein kleiner Teil dieses Pakets.

Ihren Exchange-, Skype for Business- und SharePoint-Server könnten Sie abschalten, wenn Sie alles nach Office 365 migriert haben. Sie haben dann Zugriff auf die jeweilige Administrationsoberfläche, müssen sich aber nicht mehr um den physischen Server, um Datensicherung oder Updates kümmern.

Office 365 enthält darüber hinaus mittlerweile einige Apps, die es on Premise gar nicht zum Kaufen gibt. Microsoft hat seine Entwicklung komplett auf die Cloud fokussiert – neue Produkte erscheinen zuerst dort und zum Teil auch nur noch dort.

Auch das Lizenzmodell ändert sich dabei komplett: Nicht mehr PCs, der Server oder die Kerne stehen dabei im Vordergrund, sondern nur noch die Nutzer. Das bringt vor allem für klein- und mittelständische Firmen große Vorteile.

Was ist Office 365?

Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen

Was ist der Unterschied zwischen Office 365 und Office 2019?

Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen

Was ist in Office 365 enthalten?

Das Periodensystem von Office 365 gibt Ihnen einen Überblick was sich alles hinter dem Begriff „Office 365“ verbirgt. Das Periodensystem ist nicht einmal eine Erfindung von Microsoft selbst, sondern kommt ebenfalls aus der Community, von Matt Wade.

 

 

Nutzerakzeptanz sicherstellen

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Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Was machen 50% der Nutzer mit installierter Software?

Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, in der SharePoint Anwenderstudie von 2017 wurde sie erneut belegt: 50% der User benutzen Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% oftmals nur einen kleinen Teil.

Ein riesiges Potential, wenn man es erweckt. Aber auch ein riesiger betriebswirtschaftlicher Schaden, wenn man es brachliegen lässt: 50% der Software wurde somit auch unnötig angeschafft, lizenziert, installiert und wird gewartet.

Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten – doch allein damit, dass Sie Ihren Mitarbeitern einen Bagger zur Verfügung stellen, geht das Ausheben einer Baugrube noch nicht schneller – solange Ihre Mitarbeiter noch immer mit den Schaufeln zu Gange sind. Sie müssen Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können.

Um Stakeholder und auch Kollegen für das Projekt zu gewinnen, sollten Sie zum einen die Vorteile für das Unternehmen von Office 365 kennen, zum anderen aber auch die konkreten Vorteile für die Nutzer aufzeigen können. Diese können sehr individuell und unterschiedlich sein. Ein wichtiger Aspekt ist aber auch, dass Sie selbst Office 365 und die zur Verfügung stehenden Tools nutzen.

Nicht nur Werkzeug bereitstellen, sondern auch den Umgang damit zeigen

In der Regel ist ein Wissenstransfer, in welcher Form auch immer notwendig.

Nach der ersten Einführung

Nach dem ersten Wissenstransfer sollten Sie Ihre Nutzer nicht einfach alleine lassen. Schnell verfliegt die anfängliche Begeisterung und man kehrt zu alten Gepflogenheiten zurück. Wir empfehlen folgende Maßnahmen um die Nutzer auch nach der Schulung nicht allein zu lassen:

    • Kontinuierliche Auslieferung von neuen Video-Nuggets
      • Damit die anfänglich gesetzte Begeisterung bei den Nutzern beibehalten werden kann, sollten Sie regelmäßig neue Videos oder Informationen bereitstellen. Office 365 bietet jeden Monat neue Funktionen, die es dem Nutzer ermöglichen, produktiver zu Arbeiten.Vielleicht haben Sie einige Power User, die über diese neuen Funktionen jeweils berichten möchten. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie natürlich auch externen Content kaufen, wie zum Beispiel von der Office 365 Akademie aus dem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten“. Dort bekommen Sie tatsächlich jeden Monat neue Videos bereitgestellt – auf Wunsch auch direkt in Ihr Learning Management System oder in Microsoft Stream. Hier finden Sie weitere Informationen.
    • PowerUser-Forum
      • Ermöglichen Sie Ihren Nutzern den Austausch untereinander. Stellen Sie zum Beispiel ein Team oder eine SharePoint Diskussion zur Verfügung in der sich fortgeschrittene User austauschen können.
      • So lassen sich Funktionen besser ausnutzen und auch Problemlösungen von einer in die andere Abteilung transferieren.
      • In der Regel geht damit auch eine Minimierung von Support-Anfragen einher.
    • Seminarskripte und Dokumentationen
      • Geben Sie Ihren Nutzern etwas an die Hand – auch wenn das Papierskript vielleicht etwas „Old-School“ ist, ein OneNote Notizbuch als Wissensdatenbank kann auch ganz nützlich sein. Dies lässt sich auch prima um eigene Anmerkungen von den Nutzern ergänzen.
    • Support nach der Schulung
      • Stellen Sie Ihren Nutzern auch eine Stelle bereit, an der sie fragen stellen können um Unsicherheiten und Probleme zu klären. Die Probleme sind da – ob diese aber auch gelöst werden, entscheiden Sie. Oftmals werden die Probleme von den Nutzern dann einfach umgangen – durch umständlichere Arbeitsweise.
    • Virtuelles Klassenzimmer
      • Auch eine Auffrischung nach einer Schulung in form eines Virtuellen Klassenzimmers oder „Update-Schulungen“ in regelmäßigen Abständen erhöhen die Produktivität und die Zufriedenheit.
    • Ergänzende Spezial-Workshops
      • Nicht jedes Thema ist für jeden Nutzer interessant: Bieten Sie auch Spezial-Workshops für bestimmte Bereiche an. Beispiele könnten Dokument-Management, Workflows oder die Nutzung von Power BI sein.
      • Sie erreichen dadurch einen zielgruppenorientierten Wissenstransfer und wiederrum höhere Zufriedenheit.
    • Unterstützung durch eLearning
      • eLearning heißt nicht eine Tagesschulung zu filmen und dann das achtstündige Video bereitzustellen. Wer soll sich das anschauen? Das macht nur für die Teilnehmer Sinn, die in dem Seminar waren.
      • eLearning bedeutet vielmehr kleine Nuggets oder Best Practices zum Beispiel als Video bereitzustellen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel Stream in Office 365.
    • Testumgebung / Spielwiese
      • Stellen Sie fortgeschrittenen Nutzern auch eine Test-Umgebung zur Verfügung – vor allem in Flow und SharePoint ist dies sinnvoll.
      • Die Nutzer trauen sich dann auch weiter, als wie im Produktiv-System.
    • Demo und Best-practices präsentieren: Erfolgsgeschichten teilen
      • Stellen Sie Best Practice Lösungen vor, die vielleicht in anderen Abteilungen kreiert worden sind.