Vorteile von Office 365

Vorteile von Office 365

 

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Warum sollte ich meine eigenen Server aufgeben und in die Cloud migrieren? Welche Vorteile bietet Office 365?

  • Sie erhalten stets die aktuellste Version von allen Apps, inklusive der Office Programme (Word, Excel, PowerPoint usw.)
  • Ein Nutzer darf Office auf 5 Desktops + 5 mobilen Geräten installieren (es gelten selbstverständlich nur die Lizenzbedingungen, nicht das, was hier steht…)
  • Jeder Ihrer Nutzer erhält 1 Terrabyte Speicherplatz auf OneDrive for Business
  • Office 365 ist skalierbar: Ob Sie „mal schnell“ 20 oder 200 Lizenzen mehr oder weniger benötigen: Ihr Office 365 passt sich an.
  • Office 365 ist schnell und einfach verfügbar – wie wenn Sie eine Webmail-Adresse einrichten, so legen Sie auch Office 365 an. Natürlich fehlen dann noch viele Ihrer Einstellungen, doch im Vergleich dazu, dass Sie zuerstmal einen Server kaufen gehen, ein ziemlich einfacher Weg.
  • Office 365 bietet eine hohe Sicherheit (–> siehe dazu auch Datenschutz und Verschlüsselung)
  • Einfache Administration
  • Hohe Verfügbarkeit –> siehe dazu Dienst- und Leistungsbeschreibung (vermutlich höher, wie in Ihrem eigenen Rechenzentrum)
  • Professionelles Rechenzentrum (–> siehe dazu Rechenzentrum)
  • Ihre Daten stehen Ihnen grundsätzlich von überall aus zur Verfügung, wo es Internet gibt
  • Einfacherer Zugriff von unterwegs – dadurch auch für Ihre Mitarbeiter ein höheres Maß an Flexibilität

Nutzerzentrierte Einführung von Office 365

Nutzerzentrierte Einführung von Office 365

 

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
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Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
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Analyse Phase
  1. Lernen Sie Office 365 kennen – verschaffen Sie sich einen Überblick, über die verschiedenen Apps die enthalten sind. –> siehe dazu „Bestandteile von Office 365“
  2. Setzen Sie sich frühzeitig mit dem Thema Datenschutz auseinander: Es stellt sich weniger die Frage ob Ihre Firma in die Cloud „darf“, sondern eher ob die Führungskräfte und Entscheider in die Cloud „wollen“. –> siehe dazu Datenschutz und Cloud
  3. An welchen Stellen bringt Office 365 einen wirklichen Nutzen für Ihre Kollegen und Mitarbeiter?
    1. Welche Bedürfnisse bestehen?
    2. Wie arbeiten die Mitarbeiter heute?
    3. Wo liegt Verbesserungspotential?
  4. Prüfen Sie Ihre bestehende IT Landschaft: Auf welche Dienste, Programme und Abläufe hätte eine Einführung Einfluss?
    1. Wer ist Ansprechpartner für die betroffenen Dienste?
    2. Sprechen Sie mit den Ansprechpartnern: Wie leicht sind Migrationen möglich?
    3. Welche Datensilos können aufgelöst werden?
  5. Analysieren Sie die Unternehmenskultur, wie ist Ihre Erfahrung bei bisherigen IT Projekten?

Projektteam zusammenstellen

Das Projektteam kann in der Größe je nach Unternehmen deutlich variieren. Bei der Zusammenstellung Ihres Teams sollten Sie darauf achten, dass die Personen einige Kriterien erfüllen:

  • Begeisterung für das Thema Cloud und Office 365
  • Grundwissen sowie Bereitschaft sich tiefer einzuarbeiten
  • Zeit um sich für das Projekt zu engagieren
  • Gesamtverständnis für die Zusammenhänge in Ihrem Unternehmen
  • Möglichst guter Draht zu den Stakeholdern und Mitarbeitern
  • Bereit Verantwortung zu übernehmen

Natürlich ist es essentiell, dass Sie auch jemand haben, der das Thema technisch betreut und verantwortet. Das kann Ihr bisheriger Administrator sein, aber auch eventuell externe Unterstützung.

Stakeholder identifizieren

Jeder der an der Einführung Ihres Office 365 Projekts beteiligt ist, sollten Sie namentlich notieren.

  • Welche Rolle hat die Person?
  • Wie stark ist der Einfluss dieser Person auf andere in der Firma?
  • Was benötigen Sie von dieser Person?
    • Wie groß ist das Interesse dieser Person Sie zu unterstützen?
  • Weiß diese Person darüber Bescheid?
  • Hat die Person die notwendigen Ressourcen (Wissen, Zeit, Entscheidungsgewalt usw.), falls Sie von ihr Unterstützung erwarten?

Vergessen Sie dabei auch nicht Betriebs- oder Personalrat.

Informieren Sie diese Stakeholder über Zweck, Ziel und Vorteile von Office 365, nicht nur aus technischer Sicht, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht: Wo wird Ihr Unternehmen effizienter und produktiver durch Office 365?.

Um ein gewisses Grundverständnis herzustellen, machen auch Workshops speziell für Führungskräfte, Stakeholder und Entscheider Sinn.

Häufige Vorbehalte und Ängste bei Entscheidern und Führungskräften

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

  • Was kostet es?
  • Was bringt es? Steigert es den Umsatz?
  • Unterstützt uns die Einführung bei der Erreichung unserer Ziele? Wenn ja, wie?
  • Wer entscheidet darüber?
  • Müssen wir den Betriebsrat mit involvieren?
  • Das ist doch ein IT Projekt – was geht mich das an?
  • Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
  • Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365?
  • Brauchen wir Schulungen? Wird das teuer?
  • Werden sich die Mitarbeiter darüber freuen oder sich dagegen wehren?
  • Werden alte Systeme abgeschaltet?
  • Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt?
  • Es geht doch auch so, warum sollten wir schon wieder etwas umstellen?
  • Werden wir dadurch weniger flexibel? Welche Einschränkungen gibt es?
  • Verschwenden die Mitarbeiter Ihre Zeit dann mit chatten und der Erkundung von neuen Apps?
  • Das könnt ihr schon einführen, aber ich nutze das Zeug nicht.
  • Für mich ist das alles zu neumodisch. Ich will mich nicht schon wieder in etwas neues einarbeiten was gar nichts mit meinem Kerngeschäft zu tun hat.
  • Wie soll Office 365 am besten genutzt werden?
  • Müssen Prozesse angepasst werden?
Häufige Vorbehalte und Ängste bei Administratoren

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

  • Will man mir meinen Arbeitsplatz wegnehmen, wenn es keine Server mehr im Haus gibt?
  • Will man die IT Abteilung einsparen?
  • Muss ich mich weiterbilden?
  • Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
  • Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365?
  • Werden alte Systeme abgeschaltet?
  • Wer kümmert sich um den Support?
  • Wer ist mein Ansprechpartner wenn etwas nicht funktioniert?
  • Verliere ich die Kontrolle über die IT?
Konzept entwerfen
  • Definieren Sie die Ziele der Einführung von Office 365. Was möchten Sie damit erreichen?
  • Welcher Zielgruppe bringt die Einführung welchen Nutzen?
  • Überlegen Sie, welche Governance-Richtlinien Sie benötigen. (Wer darf was? Wie sollen die neuen Produkte genutzt werden?)
  • Welche finanziellen Aufwendungen kommen auf das Unternehmen zu? Für welche Lizenz-Pläne entscheiden Sie sich? Welche Ersparnisse wird die Office 365 Einführung bringen?
  • Stellen Sie eine Roadmap auf:
    • Roadmap für Mitarbeiter: Wann soll was eingeführt werden, wie werden die Mitarbeiter bei diesem Prozess mitgenommen (sehen Sie sich dazu auch das Thema Nutzerakzeptanz)
    • Roadmap für Administratoren: Wie und wann soll Office 365 technisch eingeführt werden (sehen Sie dazu den Admin-Leitfaden)
  • Priorisieren Sie die Punkte der Roadmap
  • Kommunizieren Sie Nutzen, Ziele und Roadmap
Experten Interview

Vor kurzem konnte ich genau zu diesem Thema noch ein Experteninterview führen:

Experteninterview: „Nutzerzentrierte Einführung von Office 365″ mit Christof Meyer und Alexander Tews

Zertifizierung für Administratoren

Zertifizierung für Administratoren

 

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Achtung: die Zertifizierungsmöglichkeiten werden derzeit von Microsoft komplett überarbeitet – deshalb können Informationen auf dieser Seite bereits jetzt veraltet sein! 

 

 

Microsoft bietet verschiedene Möglichkeiten sich im Office 365-Umfeld als Experte zu zertifizieren und es gilt mehrere Prüfungen dafür abzulegen. Dabei bekommt man nacheinander verschiedene Titel: MCP, MCSA, MCSE. Dazu gibt es jeweils einen Badge, wie oben abgebildet. Diesen dürfen Sie dann verwenden.

 
Microsoft Ressourcen
Zertifizierungspfad für Office 365

Den Zertifizierungspfad der Office 365 enthält, heißt Productivity. Die Zertifizierung als MCSE Productivity erhalten Sie über drei mögliche Wege, der unterste bezieht sich auf Office 365. Hierbei legen Sie die Prüfung Nr 346 sowie 347 ab. Nach einer dieser Prüfungen haben dürfen Sie sich als „MCP“ titulieren. Nachdem Sie beide erfolgreich abgelegt haben sind Sie „MCSA Office 365“. Um dann MCSE Productivity zu werden benötigen Sie zwei weitere Prüfungen aus dem Pool. Sie können dabei wählen zwischen den Themen Exchange, Skype for Business und SharePoint:

Überblick: Alle Zertifizierungspfade von Microsoft

Zur vollständigkeit an dieser Stelle auch die anderen Zertifizierungswege die Microsoft anbietet:

Wie ist eine Prüfung aufgebaut?

Die Prüfungen können unterschiedlich lange dauern – von einer bis vier Stunden. Sie erhalten in dieser Zeit ca 40-60 Fragen gestellt. Grundsätzlich können Sie zwischen den Fragen hin- und herwechseln. Ausnahmen stellen sogenannte „Case Studies“ dar. Hier bekommen Sie eine oftmals sehr ausführliche Beschreibung einer Situation um anschließend Fragen dazu zu beantworten. Sobald Sie diese „Case Study“ abschließen, können Sie nicht mehr dahin zurückkehren.

Insgesamt gibt es 1.000 Punkte zu erreichen. Mit 700 Punkten haben Sie bestanden. Allerdings kann man keine Rückschlüsse ziehen, dass Sie 70% der Fragen richtig beantwortet haben müssen. Die Fragen werden von Microsoft unterschiedlich gewichtet.

Wie sehen die Fragen während einer Prüfung aus?

Während es früher ausschließlich Multiple Choice Fragen gegeben hat, gibt es mittlerweile mehrere Fragenvarianten. Microsoft hat auf der Ignite 2017, meines wissens nach erstmals, Screenshots mit Beispielen veröffentlicht. Diese kommen dem ganzen sehr nahe, wie es dann wirklich in der Prüfung aussieht:

Beispiel für eine „Case Study“:

Beispiel für eine Drag & Drop Aufgabe. Hierbei müssen SIe bestimmte Elemente (meistens Aufgaben) in die richtige Reihenfolge bringen: 

Bei dieser Aufgabe müssen Sie etwas in dem Screenshot anklicken:

Hier wird Ihnen ein Stück Code abverlangt den Sie eintippen müssen: 

Weitere Infos: SharePoint-Schwabe Blogbeitrag

Ich habe die Zertifizierungsmöglichkeiten in einem Artikel (https://www.sharepoint-schwabe.de/sharepoint-und-office-365-ausbildung-die-beiden-wichtigen-zertifizierungen-von-microsoft/) Video aufgearbeitet:

Weitere Infos: 70-347: Enabling Office 365 Services

Auf der Ignite gab es folgenden Vortrag zu hören, der einen tieferen Einblick in die Prüfung gibt:

Weitere Infos: 70-346: Managing Office 365 Identities and Requirements

Auf der Ignite gab es folgenden Vortrag zu hören, der einen tieferen Einblick in die Prüfung gibt:

Direkt bei Microsoft gibt es die Informationen selbstverständlich auch, zu finden unter diesem Link: https://www.microsoft.com/de-de/learning/office365-certification.aspx

Oder hier dann die Liste der möglichen Prüfungen: https://www.microsoft.com/de-de/learning/exam-list.aspx

Checkliste – Interne Produktivitäts-Community aufbauen

Checkliste – Interne Produktivitäts-Community aufbauen

Informationen bereitzustellen ist das eine, aber dass die Nutzer diese Informationen auch tatsächlich zur Kenntnis nehmen und diese dann anwenden, das andere.  

Einen klassischen Newsletter zu verschicken, wenn es neue Informationen gibt, passt irgendwie nicht zum „Modern Workplace“ den es in vielen Unternehmen in Verbindung mit Office 365 geben soll

Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht mit der Einrichtung von „Produktivitäts-Teams“. Das kann ein Team in Microsoft Teams sein, aber auch eine Gruppe in Yammer – je nachdem, wo sich Ihre Mitarbeiter lieber aufhalten.

Wie Sie eine Produktivitäts-Community aufbauen können und wie wir dazu vorgehen, erfahren Sie aus unserer Checkliste!

Datenschutz in der Microsoft Cloud

Datenschutz in der Microsoft Cloud

 

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Wer kann auf meine Daten in der Cloud zugreifen

Microsoft hat Regeln, nach welchen der Zugriff durch Microsoft Mitarbeiter und durch Microsoft Zulieferer auf Ihre Daten beschränkt wird. Auch bekommt Microsoft Anfragen von Regierungen bzgl. der Herausgabe von Kundendaten. Dazu gibt es hier eine Dokumentation, wie Microsoft mit diesen Fällen umgeht:

https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/who-can-access-your-data-and-on-what-terms

DSGVO und GDPR

Grundsätzliche Infos

Ab dem 25.05.2018 gilt in Europa die Europäische Datenschutzgrundverordnung – alle Unternehmen, egal welcher Größe müssen diese Regeln einhalten.

Der Datenschutz kümmert sich nur um personenbezogene Daten – hier geht es nicht um Ihre Buchhaltung oder irgendwelche Daten aus Ihren Maschinen.

Mehr Informationen

Microsoft informiert sehr übersichtlich über das Thema Datenschutzgrundverordnung: https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/GDPR

Außerdem stellt Microsoft auch Tools zur Verfügung um die Regeln einzuhalten: https://news.microsoft.com/de-de/dsgvo-neue-tools/

Zu dem Thema gibt es auch zwei empfehlenswerte Whitepaper:

Nicki Borell, Experts Inside: http://sharepointsocial.de/2017/11/02/kostenloses-whitepaper-zu-gdprdsgvo-und-umsetzung-in-office365/

Wolfgang Miedl, SharePoint360.de: https://sharepoint360.de/neues-whitepaper-zur-dsgvo-deadline-sicher-mit-sharepoint-und-office-365-beim-neuen-eu-datenschutz/

Europäische Cloud

Sicherheit in der Cloud

Eine gute Dokumentation, leider nur in englisch: https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=401240

Warum Microsoft die Cloud empfiehlt

Checkliste – Wie bringe ich den Nutzen von Office 365 zum Anwender

Checkliste – Wie bringe ich den Nutzen von Office 365 zum Anwender

Mitarbeitern ein tolles Produkt anzubieten ist gut, eine tolle Schulung noch dazu, ist hervorragend. Doch es nützt alles nichts, wenn die Mitarbeiter weder von Produkt, noch von Schulungsmöglichkeiten etwas wissen. Wie bringt man die Mehrwerte und Möglichkeiten die Office 365 bietet nun auch tatsächlich zu den Anwendern?

Unsere Checkliste zeigt wie es geht!