24 kostenlose Kurz-Videos zu Office 365 nach Ihrem Wunsch

24 kostenlose Kurz-Videos zu Office 365 nach Ihrem Wunsch

Zur Weihnachtszeit verschenken wir jeden Tag ein Kurz-Video zu Office 365. Das Beste daran: Das Thema, welches in dem Video erklärt wird, bestimmen Sie selbst!

So funktioniert’s:

Geben Sie uns einfach das Thema an, welches Sie sich wünschen mit Ihrer Mailadresse. Egal welche App von Office 365, egal ob Funktion oder How To Szenario! Das Video sollte relevant für Anwender und „Power User“ sein (keine Admin- und Entwickler-Themen). Nach Weihnachten werden die Ideen von unseren Video-Testern gerankt. Die ersten 24 Videos werden von uns produziert – und Sie erhalten das Video kostenfrei nach Fertigstellung. Das Video darf von Ihnen dann auch in der Firma frei weitergegeben werden.

Die produzierten Videos fließen dann mit in unsere Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Office 365“ ein. Unsere Kunden gewinnen somit auf jeden Fall: Alle 24 Videos werden dann direkt in ihr Microsoft Stream Videoportal geliefert!

Tragen Sie Ihre Ideen direkt in das Formular ein – Sie dürfen gerne mehrfach teilnehmen!

Wer darf mitmachen?

Jeder! Egal ob Anwender, Admin, Berater oder Microsoft Partner!

 

Virtueller Teams Summit am 11.11.2019

Virtueller Teams Summit am 11.11.2019

Der Teams Summit am 11. November 2019 ist ein kostenfreies Event! Den ganzen Tag über können Sie sich in Vorträge und Sessions per Microsoft Teams einwählen. 

Die Ziele der virtuellen ‚Teams Summit‘ sind identisch mit denen einer physischen Veranstaltung: Teilnehmer sollen zum Thema Teams informiert werden und sich mit Experten austauschen können.

Unser Vortrag: Teams & Stream: Ihre Learning Plattform in Office 365

Als Sprecher sind Experten von Logitech, Bechtle, nuboworkers und Solution2Share dabei. Auch Thomas Maier von uns wird direkt um 10.15 Uhr einen Vortrag zum Thema Video in Office 365 halten: „Teams & Stream: Ihre Learning Plattform in Office 365“

Sponsoring

Die Office 365 Akademie ist Sponsor der Veranstaltung.

<blockquote class="twitter-tweet"><p lang="de" dir="ltr">Heutiger Expert Sponsor im Spotlight:<br>🔎 <a href="https://twitter.com/o365akademie?ref_src=twsrc%5Etfw">@o365akademie</a>🔍<br>Wir freuen uns euch als Sponsoren dabei zu haben!🎉<br><br>Wollt ihr 2020 als Sponsor dabei sein?<br>Unsere Sponsorenplätze sind begrenzt. Schreibt uns 📧 info@teamssummit.de<a href="https://twitter.com/hashtag/TeamsSummit?src=hash&ref_src=twsrc%5Etfw">#TeamsSummit</a> <a href="https://twitter.com/hashtag/MicrosoftTeams?src=hash&ref_src=twsrc%5Etfw">#MicrosoftTeams</a> <a href="https://twitter.com/hashtag/Online?src=hash&ref_src=twsrc%5Etfw">#Online</a> <a href="https://twitter.com/hashtag/summit?src=hash&ref_src=twsrc%5Etfw">#summit</a> <a href="https://t.co/SKYYFKqAB0">pic.twitter.com/SKYYFKqAB0</a></p>— Teams Summit (@teams_summit) <a href="https://twitter.com/teams_summit/status/1191340766230204417?ref_src=twsrc%5Etfw">November 4, 2019</a></blockquote> <script async src="https://platform.twitter.com/widgets.js" charset="utf-8"></script>
Bestandteile von Office 365

Bestandteile von Office 365

 

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Office 365 ist nicht nur einfach eine neue Version von Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sondern die Cloud-Plattform von Microsoft, die nicht nur Client-Produkte, sondern auch die komplette Server-Umgebung umfasst. Die Clientapplikationen sind nur ein kleiner Teil dieses Pakets.

Ihren Exchange-, Skype for Business- und SharePoint-Server könnten Sie abschalten, wenn Sie alles nach Office 365 migriert haben. Sie haben dann Zugriff auf die jeweilige Administrationsoberfläche, müssen sich aber nicht mehr um den physischen Server, um Datensicherung oder Updates kümmern.

Office 365 enthält darüber hinaus mittlerweile einige Apps, die es on Premise gar nicht zum Kaufen gibt. Microsoft hat seine Entwicklung komplett auf die Cloud fokussiert – neue Produkte erscheinen zuerst dort und zum Teil auch nur noch dort.

Auch das Lizenzmodell ändert sich dabei komplett: Nicht mehr PCs, der Server oder die Kerne stehen dabei im Vordergrund, sondern nur noch die Nutzer. Das bringt vor allem für klein- und mittelständische Firmen große Vorteile.

Was ist Office 365?
Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen

Was ist der Unterschied zwischen Office 365 und Office 2019?
Dieses Video stammt aus unserem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Mehr Informationen

https://www.youtube.com/watch?v=qayEf4v0PIY

Was ist in Office 365 enthalten?

Das Periodensystem von Office 365 gibt Ihnen einen Überblick was sich alles hinter dem Begriff „Office 365“ verbirgt. Das Periodensystem ist nicht einmal eine Erfindung von Microsoft selbst, sondern kommt ebenfalls aus der Community, von Matt Wade.

 

 

Bestandteile von Office 365

Nutzerakzeptanz sicherstellen

 

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Was machen 50% der Nutzer mit installierter Software?
Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, in der SharePoint Anwenderstudie von 2017 wurde sie erneut belegt: 50% der User benutzen Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% oftmals nur einen kleinen Teil.

Ein riesiges Potential, wenn man es erweckt. Aber auch ein riesiger betriebswirtschaftlicher Schaden, wenn man es brachliegen lässt: 50% der Software wurde somit auch unnötig angeschafft, lizenziert, installiert und wird gewartet.

Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten – doch allein damit, dass Sie Ihren Mitarbeitern einen Bagger zur Verfügung stellen, geht das Ausheben einer Baugrube noch nicht schneller – solange Ihre Mitarbeiter noch immer mit den Schaufeln zu Gange sind. Sie müssen Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können.

Um Stakeholder und auch Kollegen für das Projekt zu gewinnen, sollten Sie zum einen die Vorteile für das Unternehmen von Office 365 kennen, zum anderen aber auch die konkreten Vorteile für die Nutzer aufzeigen können. Diese können sehr individuell und unterschiedlich sein. Ein wichtiger Aspekt ist aber auch, dass Sie selbst Office 365 und die zur Verfügung stehenden Tools nutzen.

Nicht nur Werkzeug bereitstellen, sondern auch den Umgang damit zeigen

In der Regel ist ein Wissenstransfer, in welcher Form auch immer notwendig.

Nach der ersten Einführung

Nach dem ersten Wissenstransfer sollten Sie Ihre Nutzer nicht einfach alleine lassen. Schnell verfliegt die anfängliche Begeisterung und man kehrt zu alten Gepflogenheiten zurück. Wir empfehlen folgende Maßnahmen um die Nutzer auch nach der Schulung nicht allein zu lassen:

    • Kontinuierliche Auslieferung von neuen Video-Nuggets
      • Damit die anfänglich gesetzte Begeisterung bei den Nutzern beibehalten werden kann, sollten Sie regelmäßig neue Videos oder Informationen bereitstellen. Office 365 bietet jeden Monat neue Funktionen, die es dem Nutzer ermöglichen, produktiver zu Arbeiten.Vielleicht haben Sie einige Power User, die über diese neuen Funktionen jeweils berichten möchten. Sollte das nicht der Fall sein, können Sie natürlich auch externen Content kaufen, wie zum Beispiel von der Office 365 Akademie aus dem Learning-as-a-Service Konzept „Produktiver Arbeiten“. Dort bekommen Sie tatsächlich jeden Monat neue Videos bereitgestellt – auf Wunsch auch direkt in Ihr Learning Management System oder in Microsoft Stream. Hier finden Sie weitere Informationen.
    • PowerUser-Forum
      • Ermöglichen Sie Ihren Nutzern den Austausch untereinander. Stellen Sie zum Beispiel ein Team oder eine SharePoint Diskussion zur Verfügung in der sich fortgeschrittene User austauschen können.
      • So lassen sich Funktionen besser ausnutzen und auch Problemlösungen von einer in die andere Abteilung transferieren.
      • In der Regel geht damit auch eine Minimierung von Support-Anfragen einher.
    • Seminarskripte und Dokumentationen
      • Geben Sie Ihren Nutzern etwas an die Hand – auch wenn das Papierskript vielleicht etwas „Old-School“ ist, ein OneNote Notizbuch als Wissensdatenbank kann auch ganz nützlich sein. Dies lässt sich auch prima um eigene Anmerkungen von den Nutzern ergänzen.
    • Support nach der Schulung
      • Stellen Sie Ihren Nutzern auch eine Stelle bereit, an der sie fragen stellen können um Unsicherheiten und Probleme zu klären. Die Probleme sind da – ob diese aber auch gelöst werden, entscheiden Sie. Oftmals werden die Probleme von den Nutzern dann einfach umgangen – durch umständlichere Arbeitsweise.
    • Virtuelles Klassenzimmer
      • Auch eine Auffrischung nach einer Schulung in form eines Virtuellen Klassenzimmers oder „Update-Schulungen“ in regelmäßigen Abständen erhöhen die Produktivität und die Zufriedenheit.
    • Ergänzende Spezial-Workshops
      • Nicht jedes Thema ist für jeden Nutzer interessant: Bieten Sie auch Spezial-Workshops für bestimmte Bereiche an. Beispiele könnten Dokument-Management, Workflows oder die Nutzung von Power BI sein.
      • Sie erreichen dadurch einen zielgruppenorientierten Wissenstransfer und wiederrum höhere Zufriedenheit.
    • Unterstützung durch eLearning
      • eLearning heißt nicht eine Tagesschulung zu filmen und dann das achtstündige Video bereitzustellen. Wer soll sich das anschauen? Das macht nur für die Teilnehmer Sinn, die in dem Seminar waren.
      • eLearning bedeutet vielmehr kleine Nuggets oder Best Practices zum Beispiel als Video bereitzustellen. Nutzen Sie dafür zum Beispiel Stream in Office 365.
    • Testumgebung / Spielwiese
      • Stellen Sie fortgeschrittenen Nutzern auch eine Test-Umgebung zur Verfügung – vor allem in Flow und SharePoint ist dies sinnvoll.
      • Die Nutzer trauen sich dann auch weiter, als wie im Produktiv-System.
    • Demo und Best-practices präsentieren: Erfolgsgeschichten teilen
      • Stellen Sie Best Practice Lösungen vor, die vielleicht in anderen Abteilungen kreiert worden sind.

Bestandteile von Office 365

Einführung bei den Mitarbeitern

 

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

 

Das wichtigste bei einer Softwareeinführung

Sprechen Sie über den Nutzen und die Vorteile für die Nutzer, nicht über das Produkt und Produkteigenschaften.

Warum nutzen Menschen im privaten Amazon, Google, Whatsapp, Youtube und Facebook?

  • Hat Whatsapp Kaffeetassen zur Einführung verteilt?
  • Haben Sie große Straßenschilder gesehen mit Werbung von Facebook?
  • Sind Ihnen Dokumentationen über Amazon zugeschickt worden?

Warum sind diese Produkte also trotzdem erfolgreich – weil sie einen klar erkennbaren Nutzen haben. Die User haben einen Vorteil, wenn sie das Produkt verwenden.

Leider ist Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Doch ohne ersichtlichen Nutzen wird es jedes Produkt schwer haben.

Die häufigsten Gründe warum Software nicht genutzt wird
Einführung planen
Im folgenden habe ich einige Links für Sie zusammengestellt, größtenteils von Microsoft direkt, die Sie bei der Einführung unterstützen können:

Einführungsleitfaden von Microsoft: https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Office_365_Adoption_Guide.pdf

Beispiel für einen Einführungsplan: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Sample_Adoption_Plan.xlsx

Wichtige MItarbeiter für die Einführung festlegen: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

Erfolgsfaktoren für die Endbenutzerbeteiligung in Office 365https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Office365_AdoptionBrochure_v2.0_Screen.pdf

Aufbau eines Verfechterprogramms (Unterstützer) https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

Wie Sie Erfolgskriterien festlegen für Ihre Office 365 Einführung:https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Measuring_Success_Guide.pptx

Beispielumfrage für Ihre Nutzer zu Office 365 https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Sample_User_Satisfaction_Surveys.xlsx

Bekanntmachung von Office 365 und den neuen Apps
Microsoft hat ein nettes Video zum Download zur Verfügung gestellt, welches Office 365 erklärt. Das Video ist zwar auf englisch, kann aber vielleicht auf deutsch dann kommentiert werden: https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Teasing_Videos.zip

Versäumen Sie es nicht auf die neuen Apps hinzuweisen, die den Nutzern im Rahmen von Office 365 zur Verfügung stehen. Word, Excel und PowerPoint werden vermutlich bekannt sein. Doch wie sieht es mit Flow, Planner, Stream, PowerApps, Power BI, Delve und MyAnalytics aus – um nur einige Beispiele zu nennen.

Beginnen Sie die Apps dort vorzustellen, wo der größte Schmerzpunkt der User liegt und wo die Apps am meisten helfen könnten. Ergeben sich daraus die ersten Erfolge? Solche Erfolgsstories können Sie dann zur weiteren Bekanntmachung verwenden.

Häufige Fragen und Ängste der Nutzer
Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

  • Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365 für mich?
  • Welche Vorteile ergeben sich für mich?
  • Muss ich meine Arbeitsweise ändern?
  • Werde ich mehr überwacht und meine Arbeit mehr kontrolliert?
  • Kennen die anderen sich in Office 365 schon aus – und nur ich habe keine Ahnung davon?
  • Werden alte Systeme abgeschaltet?
  • Kommen alle meine alten Daten in das neue System?
  • Gibt es Richtlinien wann welche App genutzt wird?
  • Was darf ich? Darf ich alle Apps nutzen, die mir zur Verfügung stehen?
  • Welche Fehler kann ich machen? Wie schlimm wirken sich diese aus?
  • Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt?
  • Schon wieder eine Umstellung? Was soll das denn? Was habe ich davon?
  • Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
  • Es geht doch auch so, warum stellen wir schon wieder was um?
  • Ich habe mich extra in das Programm / System XY eingearbeitet – und das soll jetzt abgeschaltet werden. Was soll das?
Fehlendes Wissen: Sind Ihre Nutzer in der Lage Office 365 produktiv einzusetzen?
Abhilfe schaffen gegen „fehlendes Wissen“:

Empfehlenswert sind Schulungen welche abgestimmt sind auf die Zielgruppe (Vertrieb, Abteilungsleiter, Produktionsmitarbeiter, Administrator,…)

Definieren Sie für die Einführung einige Rahmenparameter:

  • Wo gibt es Wissensdefizite? Welches Wissen muss vermittelt werden, damit die Nutzer Office 365 optimal einsetzen können?
  • Welche verschiedene Zielgruppen gibt es?
  • Benötigen die Zielgruppen unterschiedliche Schwerpunkte?
  • Zu welchem Zeitpunkt soll geschult werden? (vor, während oder nach der Migration?
  • Soll eine Vorab-Testumgebung zur Verfügung gestellt werden?
  • Wer soll als Trainer genutzt werden (intern? extern? – Sind Ressourcen verfügbar)
  • Welche Schulungsform soll zur Verfügung stehen? (Präsenztraining, Virtuelles Klassenzimmer, eLearning, Videos…?)
  • Müssen Dokumentationen, Skripte oder andere Lernmaterialien vorab erstellt werden?
  • Möchten Sie Videos Ihren Nutzern anbieten? Sollen komplette Trainings (als Nachschlagewerk?) oder „Nuggets“ darin enthalten sein?
  • Möchten Sie Interviews durchführen mit bestimmten Personen die das Thema supporten? Mit Führungskräften?
  • Wo soll sich der Nutzer nach der Schulung hinwenden? Wer gibt Hilfe und Support?
  • Sollen „Lead-User“ oder „Power-User“ definiert werden, welche als Vorbild dienen und Fragen beantworten können?

Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“ so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floowalking oder auch Schnellstartanleitungen.

Gratis Angebote von Microsoft

Microsoft bietet Ihnen gratis Schulungsmaterial für Ihre Nutzer an. Neben Funktionsgetriebenen Schulungsmaterialien (https://support.office.com/) gibt es auch auf Szenarien basierende Schulungen: https://support.office.com/de-de/article/Auf-Szenarien-basierende-Office-365-Schulungskurse-af07cb6b-980d-4f33-8599-322582767408?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE 

Für die einzelnen Office Produkte gibt es jeweils eigene Schulungsangebote:

Fehlende Zeit: Haben Sie den Nutzen richtig kommuniziert?

Fehlende Zustimmung: Haben Sie die richtige Kultur in Ihrem Unternehmen geschaffen?
Die häufigsten Gründe, warum Mitarbeiter Softwareprojekte nicht unterstützen.