Experteninterview mit Niklas Segbers: „Power Automate (Flow) vs. Nintex“

Experteninterview mit Niklas Segbers: „Power Automate (Flow) vs. Nintex“

Niklas Segbers gibt uns im Experteninterview einen Einblick in Flow (jetzt: Power Automate) und Nintex. Beide Dienste dienen zur Automatisierung und Digitalisierung von Workflows und Geschäftsprozessen.

Power Automate ist ein Bestandteil von Office 365. Früher hieß der Microsoft Dienst noch Flow, wurde nun aber kürzlich in Power Automate umbenannt. Als Bestandteil von Office 365 ist natürlich auch eine komplette Integration von Power Automate in Office 365 gegeben. Auch zu anderen Anwendungen stehen zahlreiche Konnektoren zur Verfügung. Power Automate ist eine cloudbasierte Anwendung, doch auch lokale Daten können mit eingebunden werden.

Auch Nintex ist ein Dienst zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Nintex hat sich im Gegensatz zu Power Automate auf komplexe Business Prozesse spezialisiert. Auch bei Nintex ist die Konnektivität zu Drittanbietern gegeben und Nintex ist auf allen Plattformen nutzbar.

Einen genauen Einblick in die Unterschiede der beiden Dienste sowie eine Empfehlung, in welchen Fällen, welche Lösung die geeignetere ist, gibt es im Video.

Über Niklas Segbers

Niklas Segbers arbeitet für die Firma amexus Informationstechnik aus Ahaus, welche bereits seit 1992 auf IT-Lösungen spezialisiert ist. Er ist Spezialist im Themengebiet Automatisierung von Geschäftsprozessen.

XING: https://www.xing.com/profile/Niklas_Segbers​
LinkedIn: https://de.linkedin.com/in/niklas-segbers-8258a5185​
Twitter: @NiklasSegbers ​

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Checkliste – Warum wird nur ein Bruchteil von Office 365 genutzt?

Checkliste – Warum wird nur ein Bruchteil von Office 365 genutzt?

Die Zahl mag zwischen verschiedenen Studien immer wieder schwanken, sie wurde jedoch in der SharePoint Anwenderstudie erneut belegt: 50 % der User benutzen installierte Software schlichtweg nicht. Und die verbleibenden 50% nutzen oftmals nur einen kleinen Teil. Doch woran liegt das und was kann dagegen getan werden?

Nimmt man oben genannte Studie beim Wort, werden 50 % der Software unnötig angeschafft, lizensiert, installiert und gewartet, was einen großen betriebswirtschaftlichen Schaden darstellt. Gleichzeitig birgt diese Sachlage ein riesiges Potenzial, das erweckt werden kann. Die technische Einführung von Office 365 ist nur ein Schritt auf einem langen Weg. Office 365 bietet Ihren Nutzern viele Möglichkeiten, jedoch müssen Sie Ihren Nutzern auch das Wissen mitgeben, welche Möglichkeiten die diversen Funktionen bieten und wie diese den Arbeitsalltag einfacher und schneller machen können. Dazu ist ein Wissenstransfer nötig. Was bei diesem schiefgehen kann, warum Software-Produkte nicht genutzt werden und wie Sie das ändern können, erfahren Sie in nachstehendem Artikel.

Der Nutzen muss im Vordergrund stehen

Oftmals wird viel über das Produkt und seine Eigenschaften gesprochen. Allerdings sind Produkte erst dann erfolgreich, wenn sie einen klar erkennbaren Nutzen für den Anwender bieten. Leider sind die Vorteile von Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Seien Sie sich auch darüber bewusst, dass der Vorwand fehlender Zeit für die Einarbeitung in ein Produkt oftmals damit zusammenhängt, dass dem Anwender sein persönlicher Vorteil daraus nicht klar ist.

Der Wissenstransfer

Wenn Ihren Usern der Nutzen des Produkts bewusst ist, müssen Sie ihnen das nötige Wissen zu dessen Anwendung vermitteln. Abhilfe können Schulungen und Trainings bieten, die auf Ihren Bedarf und Ihre Zielgruppe angepasst sind. Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Eine Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“, so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floor-walking oder auch Schnellstartanleitungen. Weitere Möglichkeiten zum Aneignen von Wissen bieten Best Practices, das Auszeichnen von besonders guten Lösungen oder das Aufbauen einer internen Produktivitäts-Community.

Die Akzeptanz des Produkts

Eine Zustimmung der Nutzer zu einem Produkt kann nur erreicht werden, wenn alle Ebenen Ihres Unternehmens konsequent Office 365 nutzen. Zudem sollten die Sorgen der Nutzer nicht außer Acht gelassen werden. Antworten auf Fragen wie „Muss ich meine Arbeitsweise ändern?“, „Werden alte Systeme abgeschaltet?“ oder „Wie schlimm wirken sich Fehler aus, die ich mit dem neuen Produkt mache?“ sollten Sie bereits geben bevor sie auftreten.

Zu guter Letzt muss natürlich sichergestellt sein, dass die Governance Ihres Unternehmens die Nutzung des Produktes ohne Hindernisse zulässt, dass die Nutzer die entsprechenden Rechte haben und die Schwellen für den Zugriff durch z. B. Authentifizierung nicht zu hoch sind.

Wir haben für Sie eine ausführliche Checkliste zu diese Thema zusammengestellt – diese finden Sie hier.

Für den konstanten Wissenstransfer über alle Office 365 Anwendungen hinweg bietet sich unsere Videoserie produktiver Arbeiten an. Wir stellen jeden Monat neue Videos zu Office 365 bereit, sodass Ihre Mitarbeiter immer über die neusten Funktionen und Verbesserungen von Office 365 informiert sind. Ein Videoclip dauert zwischen 2 und 10 Minuten. Ihr Mitarbeiter kann dadurch ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in seinen Alltag integrieren.

Experteninterview mit Benedek Menesi: „Office 365 aus Sicht eines Hackers“

Experteninterview mit Benedek Menesi: „Office 365 aus Sicht eines Hackers“

Im neuesten Experteninterview mit Benedek Menesi erfahren wir spannende Details über die Sicherheit von Office 365.

Ben Menesi arbeitet bei panagenda als VP – Products & Innovation und konnte bereits weltweit Sicherheitssysteme prüfen. Im Interview mit der Office 365 Akademie gibt er uns einen Einblick in die Sicherheit von Office 365 aus der Sicht eines Hackers.

Ist Office 365 sicher?

Ben Menesi teilt uns im Interview seine Auffassung mit, dass das, was von Menschen gebaut wird, grundsätzlich auch angreifbar ist. Dennoch stellt Office 365 eine sehr sichere Anwendung dar – aus der Sicht eines Hackers. Auch wenn aufgrund der hohen Nutzerzahlen Office 365 ein beliebtes Angriffsziel von Hackern ist, gibt es viele Hacking Methoden, die hierbei erst gar nicht funktionieren wie beispielsweise Brute-Force Angriffe. 

Wie kann man sich schützen?

Im Interview nennt uns Ben Menesi einige Möglichkeiten, um sich vor ungewünschten Angriffen zu schützen. So bietet Microsoft beispielsweise einige Tools zum Schutz an, unerlaubte Inhalte und Softwares können zentral vom Administrator gesperrt werden oder jeder einzelne Nutzer kann seine E-Mails verschlüsseln. 

Alle Tipps im Detail gibt es im Video zu sehen! 

Über Bendek Menesi

Ben Menesi arbeitet bei der panagenda und ist für die Neuentwicklung von Produkten zuständig. Seit Jahren ist er auch aktiv im Bereich „Sicherheit“ und hat bei vielen Microsoft Kunden weltweit als „Ethical Hacker“ gearbeitet. 

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Experteninterview mit Jan-Christian Schraven: „Office 365 Einführung bei Swiss International Air Lines“

Experteninterview mit Jan-Christian Schraven: „Office 365 Einführung bei Swiss International Air Lines“

Diese Woche konnten wir ein spannendes Interview mit Jan-Christian Schraven führen: Es geht um die Einführung von Office 365 bei Swiss.

Jan-Christian Schraven ist Head of Program RAISE bei der Swiss International Air Lines - ​ einem Unternehmen der Lufthansa Gruppe.

Ziele des Projekts

Die Lufthansa Gruppe verfolgt durch die Einführung von Office 365 vor allem die folgenden Ziele:

  • Steigerung der Effizienz im Unternehmen
  • Optimierung von Arbeitsprozessen
  • Steigerung der Nutzung von neuen digitalen Technologien

Besonders durch die Nutzung von Microsoft Teams und OneDrive sollte die Arbeitsweise der Mitarbeiter verbessert werden. So können die Mitarbeiter nun eine ganz neue Art der Zusammenarbeit leben und dies nicht nur im Büro, sondern von überall – mit Office 365 ist nun nämlich alles auch mobil über jedes Device verfügbar.

Schnell wurde erkannt, dass bei modernen Technologien und Diensten wie Office 365, die sich ständig weiterentwickeln und verbessert werden, eine Einführung mit einem klassischen Schulungskonzept wenig Sinn ergibt. Daher wurde die folgende Vorgehensweise bei der Einführung von Office 365 bei Swiss gewählt.

Einführung: Vorgehen mit viel Selbst-Organisation

Zentraler Gedanke bei der Einführung von Office 365 war, dass sich die Mitarbeiter bei der Nutzung der neuen Dienste sehr selbstorganisiert verhalten sollen. Daher gibt es wenig zentrale Vorgaben und der Mitarbeiter kann selbst entscheiden, wie und in welchem Umfang er Office 365 nutzen möchte. Somit steigt auch die Verantwortung und es entstehen bessere Arbeitsergebnisse, da jeder einzelne Mitarbeiter sich auf eigene Art und Weise organisieren kann.

Gestartet ist die Einführung von Office 365 mit 400 motivierten Usern in einer Pilot-Phase. Nach dieser Phase wurden smartGuides ausgebildet. Hierbei lautet das Motto „aus den Bereichen für die Bereiche“. Die smartGuides sind nämlich freiwillige Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen. Im Change Programm haben die smartGuides dann ihre Kollegen erstmals in die Nutzung von Office 365 eingeführt, unterstützt und gemeinsam wurden somit nach und nach immer mehr Best Practices entwickelt.

Der Abschluss in der Einführung von Office 365 bei Swiss nennt sich „O365 5S“: Hiermit wurden die Best Practice Ansätze im Unternehmen schließlich gesammelt, auf einem OnePager konsolidiert und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Und in Zukunft?

Momentan nutzen über 2200 Mitarbeiter bei Swiss Microsoft Teams aus dem Office 365 Paket. Das sind aber lediglich die Kollegen auf dem Boden. Um künftig alle Mitarbeiter zu erreichen, auch die Crew und die Piloten in der Luft, möchte Swiss die App Yammer zur vollumfänglichen Kommunikation über alle Mitarbeiter im Unternehmen einführen.

Viel Spaß beim Schauen des Interviews!

LinkedIn Jan-Christian Schraven

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Quick-Tipps – Neue Funktionen in einer Minute erklärt!

Quick-Tipps – Neue Funktionen in einer Minute erklärt!

Quick-Tipps sind das neue Videoformat unserer Video-Serie „Produktiver Arbeiten mit Office 365.  

Bei den Quick-Tipps möchten wir den Nutzern Anregungen für neue Möglichkeiten und neue Funktionen mit Office 365 schaffen. In den einminütigen Videos stellen wir daher auf simple Art und Weise eine Thematik kurz und bündig vor. So kann der Anwender sich auch zwischendurch ohne großen Zeitaufwand über Office 365 informieren – zum Beispiel unterwegs vom Smartphone aus mit der Stream App 

Natürlich kann sich der Benutzer auch umfangreicher über das vorgestellte Thema des Quick-Tipps informieren. Daher haben wir am Ende jedes Quick-Tipps einen Hinweis auf ein weiterführendes Video zum Sachverhalt.  

Neben den Quick-Tipps gehören auch noch die Basic Videos, Hintergrund Videos und How-To Videos zu unseren Formaten. 

Zusammen ergeben Sie die Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Office 365“. Hierbei statten wir Sie jeden Monat mit den aktuellsten Videoclips rund um Office 365 aus, damit Ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden bleiben. Ein Videoclip dauert zwischen 1 und 10 Minuten. Ihr Mitarbeiter kann ohne vorherige Planung oder Abwesenheit konkrete Problemlösungen in seinen Alltag integrieren. 

Zwei Beispiele für unsere Quick-Tipps gibt es hier: